Что такое эдо? + топ 10 сервисов электронного документооборота

HRlink

Сервис компании HRlink помогает работодателям перейти на электронный документооборот и создавать, подписывать и вести бумаги полностью в электронном виде. Разработка призвана автоматизировать ежедневные операции делопроизводства и экономить ресурсы бизнеса на доставке трудовых бумаг.

Преимущества сервиса:

включает модуль работы с расчетными листками (начислениями и удержаниями), который вносит автоматизацию в процесс выплаты заработной платы;
сервисы доступны всем сотрудникам со смартфона;
отправляет уведомления в виде СМС, пушей на почту и в мессенджеры;
использует цифровые подписи и записи Госуслуг ЕСИА;
интегрирована с удостоверяющими центрами и соответствует нормативным положениям;
имеет готовый модуль по приему специалистов на работу и инструкции по эксплуатации.

Частые вопросы, связанные электронным документооборотом

Обмен важными бумагами через электронный документооборот организовать не сложно. Мы описали все случаи внесение настроек в систему. Тем не менее, есть ряд вопросов, которые часто возникают у участников оборота при подключении и настройке ЭДО в «Честном ЗНАКе». Собрали наиболее популярные из них и подготовили ответы, составив этот FAQ по электронному документообороту в разрезе темы подключения и настройки работы с маркировкой.

Как узнать свой ЭДО в Честном ЗНАКе?

Как мы уже писали выше, список подключенных операторов и ID (идентификаторы) находятся в Профиле личного кабинета ГИС МТ во вкладке «Операторы ЭДО». Если же вы хотите узнать ID у коммерческого решения к которому вы отдельно подключились, то чаще всего он находится в личном кабинете профиля (карточке/информации о вашей организации) вашего оператора.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ по маркировке

БЕСПЛАТНО

Получить

Что такое роуминг в ЭДО и как он влияет на работу?

Роуминг ЭДО — это обмен электронными документами между компаниями-контрагентами, которые используют разных операторов электронного документооборота. Поскольку сервисов цифрового документооборота достаточно много, они выполняют между собой интеграцию, давая возможность клиентам обеих систем обмениваться документами.

Зачем нужен электронный документооборот в маркировке?

Он используется участниками оборота маркированных товаров для обмена электронными документами. При каждой передаче товара с дата матрикс контрагенты обмениваются электронными накладными УПД и УКД. Как только товар принят покупателем, уведомление о сделке должен прийти в «Честный ЗНАК». Эту информацию автоматически отправляет оператор ЭДО.

Правительство решило перейти на подобную схему по причине того, что использование электронного обмена ускоряет процессы, снижает вероятность ошибок и дает дополнительные возможности для автоматизации операций с маркированным товаром.

Сколько стоят решения?

Популярные операторы электронного документооборота обычно предлагают бесплатный прием входящих и платный пакет исходящих документов в месяц или в год в рамках тарифа.

Приведем некоторые решения и цены на начало лета 2021 года. Например, стоимость:

1С:ЭДО составит 250 рублей в месяц за 20 документов;
Контур.Диадок предлагает отправить 250 исходящих документов за 1900 рублей в год;
В СБИС придется подключить аккаунт за 500 рублей и оплатить пакет: 1500 рублей за 200 отправок в год.

Для бизнеса, работающего с маркировкой, ЦРПТ запустил бесплатный сервис обмена электронными документами в рамках системы «Честный ЗНАК». ЭДО Лайт позволяет отправлять до 1000 исходящих электронных документов. Решение ориентировано на предпринимателей, которые не используют коммерческие сервисы и работают с товарными группами, подлежащими маркировке.

Что нужно, чтобы подключиться к электронному документообороту?

Поскольку электронный документооборот — это способ обмена документами между контрагентами, в первую очередь нужно согласовать с партнерами новый формат работы. Обмен юридически значимыми документами через цифровые каналы потребует внесения изменений в договор и согласование нового формата работы.

Затем предстоит выбрать оператора

Перед подключением важно принять во внимание не только стоимость, но и то, какими решениями пользуются партнеры. Если у компаний разные операторы ЭДО — придется воспользоваться роумингом или подключиться к нескольким, что отразится на расходах. Также не забывайте, что нужно приобрести цифровую подпись (УКЭП) для подписания важных бумаг.

Также не забывайте, что нужно приобрести цифровую подпись (УКЭП) для подписания важных бумаг.

Последний этап — запуск ЭДО

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ по маркировке

БЕСПЛАТНО

Получить

ЗАРЕГИСТРИРУЕМ ВАС на Честном знаке

2500 ₽
БЕСПЛАТНО

Зарегистрироваться

ЗАРЕГИСТРИРУЕМ ВАС на GS1

2500 ₽
БЕСПЛАТНО

Зарегистрироваться

* Подробности уточняйте у менеджера по телефону 8 (800) 500-47-29

Изменения в порядке обмена электронными счетами-фактурами

ФНС России и Минфин России принялись за решение проблемы с отсутствием роуминга. Для этого были внесены изменения в порядок обмена электронными счетами-фактурами.

Так, в Налоговом кодексе появилась норма, которая обязывает оператора электронного документооборота обеспечить взаимодействие продавца и покупателя при выставлении и получении счетов-фактур (при необходимости через оператора, заключившего сделку с другой стороной). Чтобы участвовать в электронном документообороте, продавцу (покупателю) нужно подать оператору заявление, в котором теперь также следует указывать сведения о согласии (несогласии) на предоставление сведений другому оператору электронного документооборота (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). Таким образом, компании получили законное право требовать от операторов оказания услуги роуминга надлежащего качества и в полном объеме.

Со своей стороны, сотрудники ФНС России выпустили приказ, который должен повысить доверие к деятельности операторов электронного документооборота. Для этого при обмене счетами-фактурами в электронной форме и для обеспечения гарантий налогоплательщиков была организована сеть доверенных операторов электронного документооборота (ДОЭД). Главная задача доверенных операторов электронного документооборота — обеспечить возможность круглосуточного и бесперебойного осуществления юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи, защитить от фальсификации электронных счетов-фактур.

С 1 июля 2016 года для включения в сеть доверенных операторов электронного документооборота операторы обязаны предоставить в том числе и подтверждение возможности оказания услуг роуминга (приказы ФНС России от 04.04.2016 № ММВ-7-6/176@, от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@).

Доверенный оператор электронного документооборота, не выполняющий указанные функции, в том числе услуги роуминга, может быть исключен из сети ДОЭД.

Роуминговое соглашение подтверждает, что бизнес-сообщество заинтересовано в расширении границ электронного документооборота. Сами операторы готовы выходить на новый уровень конкуренции. Также государственные службы активно способствуют развитию и промышленному использованию электронного документооборота.

Роуминг электронного документооборота

Федор Новиков, заместитель начальника отдела обеспечения электронного взаимодействия с внешними организациями в электронном виде Управления информационных технологий ФНС России

Моделирование бизнес-процессов

Directum

В системе реализуются удобные функции моделирования. Отладка маршрутной схемы реализуется пошагово. В платформу встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Возможно создание собственных функций и скриптовых сценариев с использованием собственного API. Редактор отчетов реализуется на языке IS-Builder. Минус: количество базовых блоков недостаточное.

Рис. 11. Моделирование бизнес-процессов в системе Directum

Docsvision

Система обладает удобными функциями моделирования и проектирования маршрутной схемы без использования программных средств. Можно разрабатывать собственные функции. Доступно создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства – MS Reporting.

Недостаток: приходится заменять группу простых блоков на один блок скриптового сценария для оптимизации.

Рис. 12. Моделирование бизнес-процессов в системе Docsvision

ELMA

Моделирование бизнес-процессов производится в специальном графическом редакторе «Дизайнер ELMA» с простым и понятным графическим интерфейсом. Нотация для описания бизнес-процессов — BPMN 2.0, удобная для описания цепочек работ и содержащая практически все необходимые примитивы. Проектировать бизнес-процессы может бизнес-аналитик без помощи программиста. Развивать модель управления в компании и вносить изменения в процессы можно на ходу, без остановки системы.

Движение документов в компании можно организовать по маршрутам любой сложности. В маршруте документа отражается, через каких сотрудников пройдет этот документ, а также порядок и характер запланированных работ по нему. Графическая модель процесса создается путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, после чего операции соединяются переходами. В переходы можно вписать комментарии.

Рис. 13. Маршрут документа, описанный как бизнес-процесс, в СЭД ELMA

Optima WorkFlow

В системе есть дизайнер моделей бизнес-процессов, применяются скриптовые сценарии.

Рис. 14. Моделирование бизнес-процессов в Optima WorkFlow

Настройка свойств блока проста. Осуществляется создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, создание собственных функций и блоков, выгрузка объектов в обменный формат. Инструментальные средства – Crystal Reports 11.0.

Есть возможность настройки внешнего вида приложения, настройки описи документов (видимость и порядок колонок, сортировка), настройки извещений.

Механизмы моделирования неудобные, функции настройки бизнес-логики минимальны, возникает необходимость написания скриптовых сценариев обработки документов, нет дизайнера жизненных циклов документов.

1С: Документооборот 8

В системе создаются типовые маршруты движения документов, есть поддержка маршрутных ветвлений и условных переходов. Также имеется дизайнер отчетных форм.

Рис. 15. Блок-схема бизнес-процесса в 1С: Документооборот 8

«Контур Диадок»

Система ЭДО «Контур Диадок» позволяет работать с документами дистанционно и решить любой рабочий вопрос не покидая кабинет. Все отправляемые документы обладают юридической силой, так как заверяются электронной подписью. Подписанные таким образом бумаги приравниваются к бумажным вариантам. Системой «Контур Диадок» пользуются более миллиона компаний.

Система ЭДО позволяет пользователям получать, отправлять и подписывать аналоги бумажной документации. Она взаимодействует не только с компаниями, подключенными к «Контур Диадок», но и с теми, которые работают в других программах. Сервис также отправляет отчеты в налоговый орган.

Для использования веб-версии не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение. Преимущества системы «Контур Диадок»:

Создание, передача и получение электронных документов.
Взаимодействие с 1С. Пользователям не придется вручную вводить данные, необходимые бланки формируются самостоятельно и связываются с бухгалтерской программой.
Интегрирование с разными информационными системами: API, SAP, MS Dynamics,Oracle.
Для доступа к расширенным функциям достаточно создать учетную запись.
Документами можно обмениваться не только с крупными компаниями, но и с государственными учреждениями РФ.
Система не требует дублирования информации.
Вносить изменения в электронные документы можно в дистанционном режиме.
Пользователи могут легко контролировать процесс отправки и получения данных, наблюдая за изменением статуса.
При помощи фильтров можно быстро найти нужный документ.
Войти в программу можно не только с персонального компьютера, но и с любого смартфона через мобильное приложение.
Имеется собственное хранилище данных.
Можно построить маршрут передачи каждой бумаги.
Легко взаимодействует с аналогичными сервисами.
Пользователи «Контур Диадок» могут отслеживать действия других контрагентов. Если кто-то из них захочет получить доступ к документам, система сообщит об этом.

«Контур Диадок» можно использовать бесплатно, если программа нужна только для получения входящих документов. Для их подписания потребуется подключить платную подписку стоимостью от 1000 до 3000 руб. в год. Итоговая цена тарифа зависит от количества исходящих документов.

2018

Самые популярные СЭД/ECM-системы

По данным на декабрь 2018 года, база СЭД/ECM-проектов TAdviser включала информацию о более чем 5,1 тыс. внедрений. С декабря 2017 года, т.е. с момента публикации предыдущего отчета, она пополнилась почти на 700 новых и архивных проектов.

Половина всех проектов, информация о которых доступна на TAdviser.ru, приходится на 5 отечественных систем – Directum, Elma, Docsvision, «Дело» и «Тезис».

Если смотреть на внедрения всех продуктов класса СЭД/ECM конкретных вендоров, то по количеству проектов пятерка лидеров будет выглядеть так: «Директум», Elma, «Электронные офисные системы» (ЭОС), «Доксвижн» и Haulmont.

2015

Самые популярные СЭД/ECM-системы

По данным TAdviser, по количеству внедрений лидирует система электронного документооборота «Дело». В базе TAdviser за весь период наблюдений насчитывается 418 проектов, выполненных с помощью данного решения. Немногим меньше проектов реализовано с помощью DocsVision – 416 внедрений. Также в пятерку лидеров в количественном выражении входят системы ELMA, Directum и «1С:Документооборот 8» — 393, 368 и 124 соответственно. Всего в базе TAdviser, по состоянию на ноябрь 2015 года, содержится информация о более чем 3,3 тыс. проектов.

Среди всех проектов, выполненных в 2014 году, а их в базе TAdviser насчитывается около 500, наибольшее число внедрений пришлось на системы ELMA, Directum, «Дело», DocsVision и «1С:Документооборот 8».

Вендоры по количеству внедрений СЭД/ECM

Если рассматривать данные о внедрениях в целом по вендорам, то здесь, согласно базе TAdviser, лидером является компания ЭОС (553 проекта). Второе место занимает «Доксвижн» (416 проектов), третье Directum (396 проектов). В первую пятерку также входят ELMA и NAUMEN – 391 и 155 внедрений соответственно.

На графике выше указаны суммарные внедрения всех систем конкретных вендоров, которые относятся к классу СЭД/ECM. Если в одном проекте использовались два или более решений одного вендора, которые в базе TAdviser отнесены к категории СЭД (ECM), то учитывалось внедрение каждого решения отдельно.

ТЕЗИС

Система создана российской компанией Haulmont с центром разработки в Самаре, в основе всех продуктов этого разработчика лежит собственная платформа CUBA.ТЕЗИС ECM особенно любит государственный сектор благодаря готовому модулю для учета обращений от граждан. Это полноценная система для ЭДО с электронной канцелярией, бизнес-процессами, конструктором отчетов и контролем исполнительской дисциплины. В 2021 году разработчик обновил дизайн продукта, что хорошо сказалось на удобстве для пользователя.

Основной функционал:

Электронная канцелярия, которая обеспечивает учет входящих и исходящих документов и писем. Возможность настроить нумерацию так, как принято в вашей компании. Есть защита от повторной регистрации одного и того же документа.
Постановка задач, в том числе задач по документам. Возможность работать с задачами через электронную почту.
Можно организовать свою службу поддержки на базе платформы.
Дизайнер бизнес-процессов (доступен не во всех редакциях) и конструктор карточки задачи и документа. Вы можете настроить процессы и внешний вид карточек так, как вам необходимо.
Версионность. Быстрый поиск, в том числе полнотекстовый.
Подписание ЭЦП. В системе разработчик реализовал возможность использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную цифровую подпись. Однако, данный функционал доступен не во всех редакциях.
Интеграция с Диадок для обмена юридическими значимыми документами.

Дополнительно:

Готовый модуль по управлению совещаниями. Позволяет легко планировать совещания различных типов, учитывая тему совещания, его участников и место проведения.
Сравнение электронных версий документа, а также сравнение электронной версии с бумажной благодаря распознаванию. Этот сервис покупается отдельно.
Решения для холдинговых компаний, компаний государственного сектора, для нефтегазовых компаний и финансовых корпораций.

Хорошая система, полностью закрывающая все потребности документооборота в компании. Удобный web-клиент и мобильное приложение для быстрого доступа к задачам и документам. Достаточно легка в освоении и понятна пользователям. В 2021 году был обновлен интерфейс и добавлены виджеты, которые позволяют пользователям настраивать свое рабочее пространство самостоятельно.

СЭД ТЕЗИС

Россия. Самара

СЭД ТЕЗИС — система электронного документооборота с широкой функциональностью, которая применяется для автоматизации управления бизнес-процессами, документооборота, делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины в организациях.

Система документооборота ТЕЗИС разработана российской компанией Хоулмонт (Haulmont). Центр разработки компании находится в Самаре.

Компания специализируется на создании сложных отказоустойчивых решений для автоматизации бизнеса. Опыт компании является базой для успешного решения задач по внедрению электронного документооборота в России.

Тарифы

Диадок

Диадок, он же оператор электронного документооборота Контур, предоставляет 4 тарифа на исходящие документы: 250 шт. — 1900 ₽, 600 — 4200 ₽, 1200 — 7800 ₽, 3000 — 18 600 ₽.

Входящие бумаги принимаются бесплатно и нет роуминга. Они имеют хорошие отзывы, помогают получить ЭЦП и настроить систему. Есть мобильное приложение и доступна интеграция в 1С.

СБИС

В отличие от Контура, СБИС предлагает многопользовательскую систему за дополнительные деньги (по 2000 ₽ — за каждого пользователя). То есть чтобы присоединить к системе 10 сотрудников, понадобится заплатить 20 000 ₽ за настройку.

Но тариф на ЭДО ниже: вместо 18 600 ₽ в месяц за 3000 документов СБИС берет 13 500 ₽. Это в полтора раза дешевле, чем в Контуре, есть настройка с 1С.

Taxcom

Такском занимается техническим сопровождением бизнеса с 2000 года. Недавно они получили лицензию оператора ЭДО.

Для первого знакомства предусмотрен стартовый пакет: полная настройка, обучение и 200 исходящих документов за 6200 ₽. Дальше необходимо докупать наборы отправок: от 15 рублей — за документ.

Сфера Курьер (Сбер)

Оператор ЭДО из экосистемы Сбербанка. Цены сильно ниже, чем у конкурентов: от 7 до 5 рублей — за отправленный документ. Если у вас больше 1500 исходящих в месяц, цена еще ниже.

В стоимость входит веб-панель, роуминг без доплат, автоматическая передача кодов маркировки в «Честный знак».

Что поможет снизить стоимость внедрения КЭДО

При переходе на КЭДО работодателям необходимо учесть дополнительные расходы и запланировать их в бюджете. Это будут затраты на:

создание и эксплуатацию информационной системы;
создание, использование и хранению электронных файлов;
получение сотрудником электронной подписи (если она отсутствует);
использование электронной подписи.

Основные расходы на проект по внедрению электронного документооборота можно разделить на две части: покупка самой информационной системы и создание электронных подписей сотрудников.

Стоимость системы ЭДО составляет приблизительно от двух до 10 млн рублей. Дешевле работодателю обойдутся готовые решения «из коробки», которые можно адаптировать под процессы. Хорошо, если это будут системы, автоматизирующие не только работу кадровой службы, но затрагивающие и другие департаменты. Так цифровизация бизнеса будет более глубокой и эффективной. Но здесь важен положительный настрой на переход к новому формату работы и поддержка руководителей всех подразделений, разработка учебных инструкций.

Самый безопасный вид подписи — это УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Одна такая подпись стоит в среднем 3–5 тыс. рублей. Если штат компании большой, то закупка подписей станет весомой статьей расходов для работодателя. Поэтому можно ограничить круг лиц, использующих УКЭП. Например, выбрать ряд представителей компании, которые будут подписывать документы. А для рядовых документов использовать упрощенный вид подписи (усиленную неквалифицированную подпись).

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает собой хранение, обработку и движение документов. Главной его задачей можно назвать – избавление человека от лишней бумажной волокиты.

Сейчас российская система имеет полностью сформированную нормативную базу для работы системы ЭДО. Она подразумевает обмен всеми видами юридических документов между организациями. Большая часть предприятий отказывается от бумажных документов в пользу электронных. Это значительно упрощает работу с поставщиками и клиентами.

Чем будет полезен ЭДО для вас:

С его помощью сократятся расходы на почтовые рассылки, курьеров, бумагу и другие расходные материалы.
Сможете избежать проблем с поиском архивных документов, ошибками ввода данных и т.п.
ЭДО даст возможность подтверждать и подписывать документы из любого места, где есть интернет.
Работа сотрудников станет эффективней, благодаря автоматизированным процессам работы с документами.

Как подключиться к ЭДО

Подключиться к ЭДО довольно просто. Достаточно подать заявку, связаться с оператором и заключить соглашение.

Вот инструкция, как происходит подключение к электронному документообороту, на примере ЭДО Диадок:

Шаг 1. Зайдите на официальную страницу сервиса. Нажмите кнопку «Подключиться».

Шаг 2. Заполните заявку. Внесите контактную информацию в регистрационную форму.

Шаг 3. Дождитесь звонка представителя компании, обсудите все условия и определитесь с тарифом. Заключите договор и начинайте работать в системе.

Любая платформа электронного документооборота интегрируется в действующее программное обеспечение, то есть подключается к базовому ПО для ведения учета и отчетности (1С, Контур). Базовый сервис придется донастраивать для индивидуальной работы.

Какие существуют программы ЭДО?

Система	Особенности	Стоимость
Дело	Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования.	От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
Логика	Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя	От 4900 до 5900 за одно место.
Евфрат	Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн	От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
1С:Архив	Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио.	От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
DIRECTUM	Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными.	От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA-WorkFlow	Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы.	От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

2019

Самые популярные СЭД/ECM-системы

По состоянию на декабрь 2019 года, база TAdviser аккумулировала свыше 5,7 тыс. проектов, связанных с внедрением и разработкой СЭД/ECM-систем. Если рассматривать статистику за весь период наблюдений (с 2005 года), то можно заметить, что наибольшее количество проектов относятся к внедрениям систем Directum, Elma, Docsvision, «Дело», «Тезис» и 1С:Документооборот. Доля этих решений в базе TAdviser превышает 60%.

При этом, за последний год в ней появилась информация примерно о 600 новых проектов. В 2019 году база TAdviser чаще всего пополнялась информацией о внедрениях систем Elma, «Тезис», DirectumRX и «1С:Документооборот».

Если рассматривать внедрения по вендорам, учитывая все решения конкретной компании, относящиеся к СЭД/ECM, то в этом случае Топ-5, по состоянию на конец 2019 года, будет выглядеть следующим образом: «Директум», Elma, «Электронные офисные системы» (ЭОС), «Доксвижн» и Haulmont.

2016

Самые популярные СЭД/ECM-системы

По состоянию на начало ноября 2016 года база проектов TAdviser включала информацию о 3980 внедрений СЭД/ECM-систем в различных отраслях. Согласно этим данным, наибольшее число проектов выполнено с помощью систем Directum (677 проектов), ELMA (446), «Дело» (430), DocsVision (428) и «1С:Документооборот» (164).

Конечно, эти цифры далеки от реального количества внедрений, т.к., к примеру, только на сайте компании «1С» есть информация о более чем 1,5 тыс. внедрений «1С:Документооборота». Тем не менее озвученные данные позволяют понять какие системы чаще всего используются в России.

В первой десятке наиболее часто внедряемых систем представлено только два иностранных решения – Documentum и SharePoint. Объясняется это, прежде всего, тем, что проекты, где применяются зарубежные продукты, берут объемом, а не количеством.

Вендоры по количеству внедрений СЭД/ECM

Если рассматривать данные о внедрениях в целом по вендорам, то здесь, согласно базе TAdviser, лидером является компания Directum. Второе место занимает компания Электронные офисные системы (ЭОС), третье — ELMA. В первую пятерку также входят «Доксвижн» и 1С.