Как всё успеть и не сойти с ума? методы тайм-менеджмента

Убирайте телефон со стола

Гаджетов много в нашей жизни. Мы привыкли быть онлайн, где бы ни находились.  И стали очень доступны для других. Этим пользуются: легко вторгаются в личное пространство днем и ночью.

В рабочее время лучше убирать телефон с рабочего стола, даже если телефон выключен. Сам факт того, что телефон находится в видимой зоне заставляет отвлекаться на него. Это снижает память и способность к аналитическому мышлению. Так что место телефону во время работы — в тумбочке или сумке. Если нужно следить за временем — кладите наручные часы рядом с компьютером.

Попробуйте метод «Помидора» — о нем мы писали в статье про соблюдение дедлайнов. Раньше использовали на телефоне, теперь же пользуемся им в качестве расширения к Google Chrome. Оказалось, это удобнее. Помимо отсчета времени, оно умеет блокировать ресурсы, которые помещены в черный список (например, соцсети).

Принципы тайм менеджмента в работе

Тайм-менеджмент — это компетенция, которая включает в себя широкий спектр навыков и принципов. Мы выделили 10 основных:

Грамотное управление временем позволяет принимать эффективные решения. Это потому, что вы можете видеть, что нужно сделать и когда.

Частью тайм-менеджмента является знание того, что вы можете сделать. Если вы знаете, что задачи нужно выполнять, но у вас нет времени на их выполнение самостоятельно, вы можете делегировать их другим. Это одна из важнейших компетенций любого руководителя, и она всегда оценивается в ходе тестов и собеседований при приеме на работу и в конкурсе «Лидеры России».

Легко начать сначала с приятных задач, но это не всегда самые важные или срочные дела.

Ваши навыки тайм-менеджмента должны позволить вам сосредоточить свое внимание на приоритетах, не отвлекаясь на второстепенное, пока не выполнено основное

Ваш тайм-менеджмент заключается в постановке целей и понимании того, что вам нужно делать.

Это могут быть краткосрочные или долгосрочные цели. Было бы полезно, если бы вы подумали о том, что достижимо и реалистично.

Для этого полезно следовать схеме SMART для постановки целей — каждая цель должна быть:

• Specific — точная
• Measurable — измеримая
• Achievable — достижимая
• Realistic — реалистичная
• Time-bound – ограниченная сроками

Навыки управления временем заключаются в том, чтобы быть организованным и использовать методы тщательного планирования для планирования ваших задач. Это дает вам четкое представление о том, что вам нужно сделать и почему.

Организация — это создание решения, которое позволит вам работать эффективно, иметь чистый и опрятный стол, логичную систему хранения документов или знать, как тщательно планировать свои встречи.

Как мы уже говорили выше, знание того, как расставить приоритеты в своей рабочей нагрузке, является признаком того, что вы можете хорошо управлять своим временем.

Вам нужно уметь определять, какие задачи являются срочными, важными или трудоемкими, и выделять достаточно времени для их выполнения.

Если вы умеете находить решения разных рабочих проблем, то, скорее всего, вы уже сильны и в тайм-менеджменте.

Это потому, что вы можете определить решения, которые позволят вам преодолеть любые проблемы и поддерживать проекты в нужном русле.

Проверка, что вы выделяете достаточно времени для задач и встреч — хороший признак эффективного тайм-менеджмента.

Когда вы встречаетесь с кем-то, вы должны предвидеть, сколько времени может занять разговор, и предусмотреть достаточно времени, чтобы вы не отставали от графика.

Можете ли вы видеть более широкую картину? Можете ли вы установить, почему определенные задачи должны быть приоритетными и как это связано с вашей общей бизнес-стратегией?

Знание того, что важно для итогового результата, может помочь вам определить ключевые приоритеты. Тайм менеджмент может быть и в масштабе года или десятилетия – он того он не перестает быть важным и актуальным

Грамотный тайм-менеджмент позволяет эффективно справляться со стрессом. Если вы не перегружены работой, вы можете быть гораздо более спокойным человеком и наслаждаться лучшим балансом между работой и личной жизнью.

Те, у кого плохие навыки тайм-менеджмента, гораздо чаще вынуждены работать сверхурочно и страдать от последствий эмоционального выгорания.

Сохранить вдохновение надолго: метод «Автофокус»

Эксперт в области производительности Марк Форстер адресовал «Автофокус» творческим людям, которым ненавистны скучные дела.

Он предлагает завести линованный блокнот и записать на первой странице все задачи, которые приходят в голову. После быстро пробежаться по списку, а затем сделать это медленно и вдумчиво, чтобы найти задачу, которую хочется решить больше всего. Форстер советует заниматься ей столько, сколько хотите. Если интерес пропал, а дело осталось невыполненным, вычеркните его из списка и допишите — внизу.

В идеале нужно работать с первой страницей, пока все дела не будут вычеркнуты. Но, если какие-то задачи выполнять не хочется, оставьте их и переходите к следующей странице — с новым списком дел. Когда блокнот закончится, вернитесь к началу и возьмитесь за невыполненные задачи.

Некоторые дела, например проверку электронной почты, нельзя откладывать. Для них Форстер рекомендует завести отдельный блокнот, а дальше действовать по той же схеме.

Этот метод сочетает системный подход к делу с интуитивным. Интуиция помогает сделать подходящий выбор и не тратить часы на прокрастинацию.

Каковы основные преимущества таймблокинга?

Прежде чем мы углубимся в подробности того, как блокировка времени может вам помочь, позвольте мне начать с двух ее основных преимуществ. Это, конечно, мое личное мнение, но для меня эти два момента меняют правила игры:

1. Блокировка времени способствует более глубокой работе.

Когда вы посвящаете определенный временной интервал в день одной конкретной задаче, вы позволяете себе сосредоточиться на чем-то одном. Это означает, что вы действительно можете правильно настроиться на поставленную задачу.

Например, если я планирую блок времени для написания сообщения в блоге, это все, что я буду делать в этот выделенный период времени. Ни проверки электронной почты, ни текстовых сообщений, ни походов к кофеварке. Мой разум полностью занят письмом, и я не могу не подчеркнуть, насколько велика разница.

Когда вы берете на себя обязательство заниматься только одним проектом за раз, это освобождает ваш разум. Вам не нужно думать об отчете, который ваш начальник просил отправить или ответить на только что пришедшее электронное письмо. Вы знаете, какова ваша цель, и до тех пор, пока этот временной блок не закончится, это ваша единственная цель.

2. Блокировка времени помогает вам перейти от занятости к продуктивности.

Прежде всего, давайте проясним это. Занятость — не то же самое, что продуктивность. За короткие годы работы в корпоративном мире я встретил бесчисленное количество людей, которые всегда были заняты. Но в то же время им так и не удалось что-либо сделать.

Хотим мы признать это или нет, но слишком легко оставаться занятыми, фактически не выполняя какой-либо значимой работы. Всегда есть электронное письмо, на которое нужно ответить, или позвонить. Или отправьте этот отчет коллеге, который умеете делать только вы. И эта ловушка столь же реальна для фрилансеров, как мы, работающих самостоятельно. Просто всегда есть какая-то небольшая задача, ожидающая вашего внимания.

Вот где временная блокировка может очень помочь. Когда я планирую свой график, я всегда ставлю на первое место самые важные задачи. Таким образом, у меня есть выделенный (самый продуктивный) блок времени для действительно важной работы. И что бы ни случилось в течение дня, я знаю, что сделаю свою работу. Таким образом, в конце дня я чувствую себя гордым и успешным. Потому что я знаю, что был продуктивным, а не просто занятым

Правило №1: планировать день наперед для оптимальной продуктивности

Теперь я поделюсь с вами моим главным правилом. Планируйте день наперед для оптимальной продуктивности. Я строго придерживаюсь этого правила уже много лет. Никаких послаблений.

Утро — для работы и творчества, послеобеденное время — для управленческих задач.

Многие ошибочно полагают, что в течение дня мы работаем с линейной продуктивностью. На самом деле, когнитивная деятельность, уровень энергии и продуктивность могут улучшаться или ухудшаться в зависимости от времени суток.

Вы наверняка замечали, что в какие-то часы вам проще сосредоточиться, у вас больше сил, и продуктивность, соответственно, выше. А есть моменты, когда у вас все валится из рук. Так работает наш биологический цикл, и нам надо научиться работать с ним, а не против него.

Авторская иллюстрация

Если вы тоже принадлежите к этой группе, сразу внесите это время в свой календарь и распишите этот блок под самые важные дела. Это время вашей максимальной эффективности, так что не тратьте его на мелочи и ерунду.

Если же вам лучше всего работается после обеда или вечером — ну, вы уже поняли, что нужно делать. Используйте утренние часы для управленческих задач, а послеобеденные или вечерние — для серьезной работы и творчества.

Я посвящаю утренние часы созданию чего-нибудь нового. В это время я пишу статьи или книги, работаю над своей продукцией или занимаюсь развитием продаж. Эти три задачи для меня являются самыми важными. Они составляют 20% тех дел, которые дают 80% общего результата.

Эти задачи требуют от меня значительных усилий и концентрации. Именно поэтому я и выполняю их тогда, когда могу максимально сосредоточиться. По утрам я мыслю куда четче, у меня больше сил и энергии по сравнению с послеобеденным периодом.

Авторская иллюстрация

Каждое утро я выделяю блок из 3-4 часов в календаре для серьезной работы над самыми важными задачами. Я убираю все, что может меня отвлечь, включаю специально подобранный плейлист, помогающий сосредоточиться, и работаю в «потоке». Это помогает мне работать на максимальных оборотах. Для меня это идеальная формула наивысшей продуктивности.

После обеда я занимаюсь менеджментом: читаю почту, отвечаю на комментарии в соцсетях, провожу встречи и выполняю прочую административную работу. Эти дела не требуют от меня максимальной концентрации или высокого уровня энергии. Их можно выполнять даже в не самом оптимальном состоянии. Тратить самые продуктивные часы на такие вещи попросту жалко.

Как выполнять управленческие задачи максимально эффективно? Я применяю «оптовый» метод. К примеру, я не бросаюсь сразу отвечать на письмо, едва получил его. Письма приходят в течение дня в больших количествах, и ответ на каждое отвлекал бы меня от основных дел. Вместо этого я отвожу определенные часы для работы с почтой и отвечаю на все сразу.

Когда уместен метод блокирования времени

Вы, конечно, можете под завязку забить свой календарь митингами и дейликами, но какой в этом толк, если задачи не выполняются, а проект не приближается к целям?

Грамотный time-blocking помогает взять под контроль своё время и использовать его для того, что действительно имеет значение. Но подходит эта техника не всегда и не всем.

Метод time-blocking особенно эффективен в ситуациях, когда:

• Вы регулярно пытаетесь взяться сразу за несколько задач (нет, это не многозадачность);
• Требуется сконцентрироваться на каком-то одном таске, не отвлекаясь на другие;
• Хочется более разумно распределить время и энергию на работе;
• Надо чётко понять, на что каждый день тратится время, чтобы оптимизировать процессы;
• Не получается обходиться без переработок.

Методика ABC

Этой техникой пользуются в цепочках поставок и определяют насколько целесообразны примененные усилия, в результате которых была достигнута требуемая отдача. Возможно, что-то стоит сделать еще, чтобы отдача была еще больше.

Для этого в тайм-менеджменте стоит группировать дела по категориям со своим уровнем приоритета в каждом:

• В категории А необходимо срочно выполнить первостепенные дела;
• В категории В выполняются те дела, которые на данный момент не в приоритете;
• В категории С делаем всё остальное, что не столь значимо и не так срочно.

Вписывайте ваши дела, и определите важность каждого, то есть — категорию. Расставьте по столбцам приоритеты — что надо выполнить сразу и после того

Применение тайм-менеджмента

Научиться планированию рабочего времени будет полезно абсолютно всем. Прагматичный подход к реализации повседневных задач освободит время для отдыха.

В течение дня мы делаем сотни мелких бессмысленных дел, отвлекаемся на неважные мелочи, тратим время на пустые разговоры. Из-за этого не успеваем сделать действительно нужные дела. В результате – устаем, а работа так и остается невыполненной.

Не стоит думать, что человек, использующий методы тайм-менеджмента, превращается в робота, который не имеет свободы выбора и действует строго по заложенной программе. Планирование и распределение может быть гибким, планы можно и нужно варьировать, если ситуация поменялась.

Основы методики:

1. Планирование. Без составления плана сложно организовать время. Составлять его нужно с вечера. На это уйдет всего несколько минут, зато на следующий день вы будете себе за это благодарны.
2. Постановка задач. Результат, которого нужно добиться, формируется в виде целей. Если их достижение требует выполнения большого количества действий, то необходимо дробить их на мелкие задачи.
3. Фиксация. Цели и планы нужно записывать – так вы лучше организуете работу.
4. Приоритеты. Научитесь разделять важные и менее важные задачи. Первыми нужно решать приоритетные дела.
5. Анализ. Нужно оценивать свои действия, признавать ошибки в планировании и выполнении действий, стараться их больше не повторять.
6. Распределение сил. Уставший человек не может эффективно работать. Поэтому нужно планировать не только дела, но и отдых.

Правильная организация помогает спланировать день так, что останется время на отдых, хобби и общение.

7 правил по управлению временем

Теперь давайте разберемся, как же научиться управлять временем. Сложного здесь ничего нет, главное следовать проверенным правилам и вы лично убедитесь, как круто изменится ваша жизнь.

Первое. Время необходимо контролировать, а не позволять ему течь своим чередом.

Контроль означает планирование, на практике это выглядит как составление плана (списка дел). Чтобы не выгореть и не запланировать слишком много, следует придерживаться некоторых правил.

Сразу необходимо понять, что планирование – это искусство. И ему придётся учиться, как и любому другому ремеслу. О том, как планировать грамотно, будет сказано ниже. Да, составление такого списка дел тоже должно быть включено в общий распорядок дня.

Второе. Масштабные задачи кажутся непосильными до тех пор, пока не будут разбиты на более мелкие.

Взяться за большое дело сложнее, поскольку это пугает, отталкивает, вызывает массу вопросов. Каждый такой проект должен быть разбит на маленькие шаги, которые следует прописать, так же, как и любые другие планы.

Треть. У всех планов есть разная ценность: что-то следует выполнить срочно, в то время как другие дела могут подождать.

В тайм-менеджменте это называется расставление приоритетов, когда человек ранжирует все поставленные задачи по важности и ценности. При этом не следует учитывать эмоциональную окраску, то есть не так важно нравится что-то ему делать или нет

К примеру, мыть посуду вряд ли интересно, но если этого не сделать, придётся есть из грязной

Ранжирование следует делать исходя из срочности и важности, а не из того, насколько привлекательно действие

Четвертое. Чёткая формулировка цели – это половина успеха.

Когда цель составлена конкретно, с указанием времени и цифр (по возможности), критерии ее достижения становятся яснее. Это облегчает путь, придает мотивации, ускоряет выполнение.

Пятое. Планировать отдых необходимо также, как и работу. К сожалению, человек все еще утомляется, нуждается во сне, мышечной релаксации и ментальном расслаблении.

Если не давать телу и уму отдыхать, болезни и сбои в их работе не заставят себя жать. К сожалению, отдыхать нужно, и делать это придется без угрызения совести.

Шестое. Стремиться к лучшему — вот в чем философия. Планка должна стоять высоко, но высота устанавливается реалистичная.

Финишная цель должна вдохновлять, окрылять, мотивировать. Именно ради нее будет проделываться колоссальный труд, поэтому размениваться на ерунду не стоит. Высокие цели зажигают в нас куда больше огня, чем крошечные.

Седьмое. Планировать лучше с запасом — ключевое правило успеха. Запас следует оставлять на всевозможные катаклизмы, задержки со стороны других людей, погодные условия и тому подобное.

К примеру, если вдруг начнется ливень, а вы только что вышли из дома, разумнее вернуться за зонтом, потратив лишние 10 минут, чем промокнуть и простудиться.

Основы тайм-менеджмента: 7 принципов управления временем

Принципы Тайм менеджмент

Любая техника базируется на ряде базовых принципов. Их соблюдением требует определённого уровня самоконтроля. Но уже через 1-2 месяца правильное и эффективное планирование времени перейдёт в разряд привычки и перестанет требовать волевых усилий.

Планируйте свои действия

Основа грамотного распределения временного ресурса – планирование

Причем неважно, на день, неделю или месяц

При составлении плана необходимо учитывать несколько нюансов:

• закладывать время на возможный форс-мажор;
• не держать пункты в уме, а писать на бумаге или печатать на компьютере;
• делить сложные и большие задания на несколько маленьких.

Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Конечная цель деятельности не должна быть обобщённой – путь к ней состоит из более мелких задач. Разбивка общего на частное делается на первичном этапе планирования. Промежуточные цели должны соответствовать следующим параметрам:

• конкретность – это повышает шансы на их достижение;
• измеримость – такой подход позволяет подобрать правильные варианты решения;
• достижимость – временной интервал, отведённый на это, может быть разным;
• актуальность – каждая промежуточная задача делает ближе конечную цель;
• ограниченность – временные рамки стимулируют на реализацию задания.

Фиксируйте ваш план действий

План действий

Фиксацию этапов плана целесообразно делать наглядной в виде таблиц или диаграмм. Удобнее, если в ней будут отражены:

• сроки;
• продолжительность каждого этапа;
• последовательность работ.

Это позволит держать на контроле весь проект или ввести в него новых сотрудников, которые сумеют в кратчайшие сроки сориентироваться с текущими делами.

Расставьте приоритеты

Определение конечной цели и разделение её на небольшие задачи – важная работа. Но для 90% людей она не столь сложна, как сохранение намеченного курса в текущей рутине. И здесь поможет чёткое разделение ежедневных задач по категориями.

Делать это можно разными способами:

1. Буквенная маркировка. Пунктам ежедневного плана присваивается буквенное обозначение, где «А» – самые важные дела. Их нужно делать первыми с самого утра, остальные по мере убывания значимости.
2. Матрица Эйзенхауэра. Она состоит из четырёх категорий: важные и срочные задачи (делаются незамедлительно здесь и сейчас), важные и не срочные (дают самую высокую результативность), срочные и не важные (делегируются окружающим по мере возможности), не важные и не очень срочные (убираются из списка).

Последний вариант маркировки очень распространён. При правильном распределении временного ресурса человек будет всегда находиться во второй категории, что позволит ему успешно и планомерно продвигаться к своим целям.

Сосредоточьтесь на главном

От основной цели ежедневно отвлекают многочисленные дела, заботы и развлечения, которые в конечном итоге «съедают» до 80% свободного времени. А ведь его можно было бы потратить с пользой!

Поэтому нужно научиться двум важным вещам:

• делегировать – всё, что отвлекает и может быть перенаправлено для выполнения другими, должно быть делегировано;
• говорить «нет» – незапланированным перерывам, пустой болтовне, изучению соцсетей и просмотру телевизора.

Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Каждый человек движется к цели своим темпом. На скорость продвижения влияют личностные особенности, обстоятельства жизни, социальный статус и другие факторы

Поэтому важно периодически делать анализ пройденного пути по ряду пунктов:

• степень углубления в промежуточные задачи;
• периоды наибольшей результативности;
• ситуации, приведшие к потере ресурсов;
• соблюдение правил.

Полученная информация даст возможность оптимизировать действия и создать свои индивидуальные правила для успешного выполнения задач.

https://www.youtube.com/watch?v=SSWmGp0Fkh0 Создавайте свои правила

Планируйте отдых

В погоне за успехом и достижением поставленных целей категорически запрещено забывать об отдыхе. Обычно кажется, что исключение из своей жизни выходных, отпусков и общения с близкими носит временный характер и не принесёт большого вреда. Но это приводит к постепенному снижению психофизиологических возможностей. И человек уже не может эффективно трудиться.

Техника временных блоков

Многие пишут себе список задач на день, но при этом всё равно не успевают выполнить всё, что запланировали. Часто это происходит из-за того, что простой список задач не учитывает две вещи: во-первых, сколько времени занимает каждое дело, а во-вторых, когда именно им надо заняться. Метод временных блоков учитывает и то, и другое.

В чём заключается: суть в том, чтобы заранее выделять время на каждое дело. И в это время не заниматься ничем кроме него.

На практике это может выглядеть так:

10:00–12:00. Написать отчёт

12:30–13:30. Проверить почту, ответить заказчикам

14:00–14:30. Сходить в магазин

15:00–17:30. Сделать проект

18:00–19:00. Убраться дома

Похоже на распорядок дня? Не совсем, потому что в этой технике временные интервалы выделяются только для задач, которые вы запланировали на день. В остальном распорядок может быть свободным.

Кому подходит: это довольно требовательная методика. Лучше всего она подойдёт дисциплинированным людям — тем, кто умеет выполнять планы, придерживаясь графика, а также грамотно планировать и оценивать свои силы

Важно, чтобы дела можно было сделать за отведённое время. Обычно у таких людей и так почти нет проблем с управлением временем

Но им может пригодиться сама идея.

Планируйте важную работу на 4 часа в день

Знаете про расписание дня Чарльза Дарвина? Просыпаясь, он отправлялся на прогулку и завтракал. Далее следовал распорядку дня:

8:00 — приступал к работе.

9:30 — отвечал на письма, просматривал утреннюю почту.

10:30 — трудился еще 1,5 часа.

12:00 — прекращал работать. Утверждал, что сделал хороший объем работы за день.

12:00-15:00 — Обед, прогулка, чтение газеты.

15:00-16:00 — Сон

16:00-17:30 — Короткая прогулка, работа

Таким образом, он работал около 4,5 часов в день. И  при этом успел написать 19 книг.

Андерс Эрикссон, специалист по психологии труда, называет бесполезной работу более 4-х часов. Также учёные доказали, что переработки могут негативно сказаться на эрудиции: исследование показывает, что те, кто работает 55 часов в неделю вместо 40, имеют меньший словарный запас и хуже аргументируют свою точку зрения. Традиционный 8-часовой рабочий день — это не оптимальная формула продуктивности. Это наследство, доставшееся нам от промышленной революции.

Как быть продуктивным, если вы работаете 8 часов

1. Отследите свои часы активности с помощью таблицы В течение дня ставьте значения по шкале до 10 баллов.
2. Выделите 4 часа для важнейших задач дня и сконцентрируйтесь на них.
3. Остальные 4 часа оставьте на процессные задачи: почта, совещания, отчеты и другую «неглубокую работу».

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

• первостепенные срочные;
• первостепенные не срочные;
• срочные второстепенные;
• второстепенные несрочные.

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

• делегируйте полномочия (что не требует именно вашего обязательного участия, всегда можно передать, если вы в этот момент будете заняты ситуацией, которую кроме вас никто не разрешит);
• научитесь говорить «нет» (система персонального тайм-менеджмента сводится в том числе к тому, чтобы не брать лишние дела, то есть дела, воплотить которые качественно вы не сможете, потому что не успеете или будете делать их в спешке).

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны

Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Что такое тайм-менеджмент или навыки управления временем?

По сути, навыки тайм-менеджмента — это все те качества и способности, которые позволяют максимально эффективно использовать имеющееся в распоряжении время

Специалисты с хорошими навыками управления временем умеют правильно оценивать стоящие перед ними задачи, расставлять приоритеты и фокусироваться на важном. Это позволяет им успевать больше и выполнять задачи в срок без лишнего стресса

Какие же умения необходимы для того, чтобы эффективно управлять временем? Вот перечень наиболее важных из них:

Организованность.

Организованные люди всегда имеют чёткое представление о том, что им нужно сделать и когда. А это необходимое условие для хорошего тайм-менеджмента. 

Умение расставлять приоритеты.

Время — ограниченный ресурс. И чтобы правильно им распоряжаться, нужно научиться определять самые важные и срочные задачи в списке дел и выполнять их в логической последовательности. 

Навыки планирования.

Способность планировать все свои повседневные дела и придерживаться расписания — ещё один ценный навык. Ясный распорядок дня помогает оставаться сосредоточенным и вовремя выполнять задачи. 

Умение делегировать.

Умение делегировать особенно важно для специалистов, занимающих руководящие должности. Этот навык освоить не так просто, как кажется на первый взгляд

Но без него эффективное управление временем невозможно. 

Теперь, когда вы знаете, какие качества необходимы для тайм-менеджмента, давайте поговорим о методах и инструментах, с помощью которых можно успевать больше.

Тайм менеджмент — что это значит

Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:

• позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
• помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
• не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.

Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:

1. Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
2. Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
3. Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.

Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.

Основные выводы

«Time management» дословно переводится как «управление временем». Под этим понятием подразумевается использование времени своей жизни с наибольшей эффективностью. А конкретнее, это учет, оперативное планирование и грамотное распределение личных ресурсов времени.

Есть люди, которые считают, будто тайм-менеджмент превратит их в роботов, которые будут делать все по расписанию и лишатся свободы. Это полнейшая чушь. Управление временем не уничтожает вашу свободу, напротив – создает её.

Что нужно запомнить:

1. Определяйте свои жизненные приоритеты. Решите, что для вас главное, а что второстепенно.
2. Избавляйтесь от мусора и пожирателей времени. Колоссальное количество часов уходит у человека на занятия, не имеющие никакой ценности.
3. Начинайте день с выполнения наиболее сложных и объемных задач.
4. Планируйте свои задачи, пользуйтесь программами и приложениями для тайм-менеджмента или хотя бы обычным листом бумаги и ручкой для составления плана на день.
5. Пользуйтесь энергией успеха – выполненная задача дает больше сил, чем отложенные на завтра дела.

Большинство людей просто не знают, чего они хотят. Определите свои цели и потребности и начните организовывать свою жизнь в соответствии с ними. Желаю успеха!

по бизнесу и личной эффективности,

Денис Кудерин