Как все успевать: 15 золотых правил

Шаг первый: необходимо определиться со своими приоритетами

Понять, что для вас сейчас является наиболее важным, понять, чего вы на самом деле хотите, и что вы сейчас выполняете необходимую работу и предпринимаете именно те действия, которые благотворно скажутся на вашем будущем, — это наиболее сложный и трудоемкий шаг к успеху.

Что необходимо сделать:

1. Взять лист бумаги и записать на нем все, что вы, по вашему мнению, не успели или не успеваете сделать в течение дня, или в течении недели, или в течении месяца.
2. Пишите все, что приходит вам в голову.
3. Нужно обязательно записывать. Записывая все свои нереализованные действия на бумаге, вы их непроизвольно структурируете, уже подсознательно определяя для себя приоритеты.
4. Написали? Отлично. Теперь отложите этот лист бумаги в сторону и возьмите другой.
5. На втором листе необходимо написать все, что вы хотите успевать завтра, на следующей неделе, или в ближайшие пол — года – год. То есть ваши планы на будущее. Например, это могут быть следующие позиции: поддерживать квартиру в чистоте, прочитать 10 книг, выучить английский язык, вовремя сдавать отчеты на работе или успевать выполнять рабочие обязанности, заниматься спортом не менее одного часа в день, и т.п..
6. После того, как вы подробно описали дела, которые не успели сделать и дела, которые хотели бы выполнять, сравните эти два листа.
7. Как правило, в начале списка любой человек интуитивно отражает свои приоритетные действия, то есть дела, своевременное выполнение которых беспокоит их больше всего.
8. Далее вам необходимо составить следующий, третий список, в котором отразить всего 10 действий. Действий, которые вам на самом деле необходимо выполнять, и которые вам на самом деле нужны. Если вы напишете более 10 таких позиций, вы снова будете распылять свое время, и опять не будете успевать.

В зависимости от того, чем вы занимаетесь, учитесь или работаете, сидите дома или занимаетесь фрилансом, имеете детей, сидите в декретном отпуске или только собираетесь вступать в брак, список может быть следующим:

1. Работа и рабочие обязанности
2. Дети, уход за маленькими детьми
3. Домашние обязанности (уборка, приготовление пищи, стирка и т.п.)
4. Общение с родственниками, уход за престарелыми родственниками
5. Общение с друзьями
6. Учеба, дополнительное образование, повышение квалификации
7. Изучение иностранного языка
8. Занятия спортом
9. Чтение книг
10. Отдых (сон)

Составьте свой список приоритетных дел, в котором должно быть не более 10 пунктов. Именно этим списком вы будете руководствоваться в ближайшие несколько месяцев. На нашем сайте Sizhu-doma.ru вы сможете найти много полезных советов по организации своего времени, ведении домашнего хозяйства, а также множество лайфхаков по экономии семейного бюджета и накоплении денег.

При этом, вам необходимо понимать, что вы в любое время, в зависимости от изменяющихся внешних обстоятельств или ваших желаний и потребностей, вы вполне можете скорректировать и свой список приоритетных дел, и перераспределить свое время исходя из уточненного списка.

Закон Парето

Наверняка вы когда-нибудь слышали об этом методе эффективного планирования времени, однако не знали его названия. В чем он заключается?

• Принцип Парето – это распределение задач по принципу 80/20.
• 20 % усилий дают 80 % результата.
• Остальные 80 % усилий дают лишь 20 % результата.
• То есть 4/5 приложенных вами усилий абсолютно не влияют на результат работы. Согласитесь, доля немалая.
• Большая часть результата достигается довольно быстро.
• Неважные задачи выполняются в конце всей работы.
• Если вы не успеваете что-то выполнить, отказываться следует именно от второстепенных задач.
• Небольшая часть задач будет результативной.

Этот принцип 80/20 применим не только в тайм-менеджменте, но и в жизни. Вы добьетесь большего, начиная с малого.

Что делать, если поздно возвращаешься домой и мало времени?

Вы напряженно трудитесь допоздна. Вечером отдыхаете душой и телом, не желая расходовать драгоценные мгновения на уборку.

Попробуйте привить себе простые привычки, требующие немного времени, минимум усилий для поддержания в доме чистоты и порядка.

• Утром перед работой загрузите белье в стиральную машину, а повесьте его вечером.
• Держите влажные салфетки в ванной комнате, по мере загрязнения протирайте поверхности. На это уйдет пара минут.
• Перед сном неспешно сделайте 10-минутную уборку дома. Протрите столешницу, уберите ноутбук, книги и т. д.
• Приучите детей и мужа сразу вешать в гардероб верхнюю одежду, очищать и ставить обувь на место.
• Держите швабру в ванной, чтобы регулярно вытирать пол.
• Высушивая волосы феном, потоком воздуха смахните в угол замеченную на полу грязь. Дайте ей немного накопиться, потом подметайте.

Принцип 7 — Пейте меньше чая и кофе

Как это ни парадоксально звучит, но кофеин, содержащийся в чае и кофе, повышает утомляемость и высасывает силы из вас. Более подробно об этом я писал в статье как перестать пить кофе. Чем больше вы пьете кофе, тем сильнее вы устаете и тем значительнее снижается эффективность вашей работы.

Отсутствие или малое количество кофеина на работе, помогает равномерно распределять силы в течение всего рабочего дня. Но если вы употребляете много кофеина в составе разных напитков, то вслед за приливом бодрости вполне закономерно наступает период утомленности. Тонус, который вы получаете от чашки кофе не появляется из ниоткуда.

Если вы не можете ничего делать без чашки кофе, то это говорит о зависимости. Если вы избавитесь от нее, то перестанете в кофеине нуждаться вообще.

Не позволяйте воровать свое время

Если бы вы хоть раз задались целью собрать кажущиеся незначительными минуты на перекуры, зависания в соцсетях, личные телефонные разговоры, чаепития и пустые разговоры с коллегами, вы бы очень удивились количеству времени, которое уходит в никуда. Конечно, исключить полностью эти отвлекающие факторы не получится, но сократить их можно и нужно. Избавьтесь от плохой привычки курения или уменьшайте количество перекуров, сведите до минимума онлайнобщение в соцсетях, запретите себе частые перерывы на кофе и попросите родных и друзей не беспокоить вас без острой необходимости в рабочее время.

Займитесь своим физическим здоровьем. Найдите творческое увлечение

Если вы себя плохо чувствуете, вряд ли вы захотите покорять вершины. Люди, увлекающиеся бегом или плаваньем подтвердят тот факт, что во время занятия спортом к ним приходят решения, до этого не решаемых вопросов. Это так. Даже 10 минут физической активности достаточно, чтобы запустить в организме механизмы выработки гамма-аминомасляной кислоты, важнейшего нейромедиатора, действие которого снижает стрессовые нагрузки, а значить позволяет нам взглянуть на вещи под другим углом. Найдите ту физическую активность, которая будет приятна именно вам, и сделайте его обязательной частью выходных.

Творчество, будь то гитара, садоводство или живопись позволяют вам отключиться от каждодневной суеты и забот. Даже если вы не прославитесь как художник, к работе вы будите возвращаться отдохнувшими, полными сил и энергии.

Планируйте свое время

Приоритетность работы расставлена, теперь нужно подумать о планировании времени. Вам нужно завести хорошую привычку: каждый вечер планируйте дела на следующий день. А чтобы вы легко смогли написать план на день, вам предварительно следует составить план на неделю, на месяц и на год.

Любой хороший сотрудник понимает, чем он будет заниматься в течение ближайшего времени и что ему нужно сделать для того, чтобы повысить свою компетенцию. Вы хотите получить повышение? Тогда стремитесь к выполнению большого объема работы. Ваше расписание должно содержать текущие проекты, которые вы получаете каждый день, а также долгосрочные проекты, которые обновляются раз в квартал. В зависимости от своей деятельности вам нужно научиться делить свои задания так, чтобы их можно было заносить в ежедневник, а затем расставлять галки на сделанных частях проекта.

Принцип 3 — Следуйте распорядку

Рабочий распорядок поможет вам эффективно использовать ваши силы. Делайте самую сложную и трудоемкую работу с утра, когда у вас больше всего сил. (Об этом я также писал в статье как заставить себя работать) Если вы будете оттягивать выполнение задач на потом и лениться, то вам, возможно, придется их выполнять в то время, когда сил уже будет меньше и работа будет идти тяжелее, а вы будете уставать.

Если вам нужно сделать работу к завтрашнему дню, то не откладывайте это на вечер. Вечером захочется немного отдохнуть. Поэтому сделайте все как можно раньше. Не тратьте утро на всякую ерунду, постарайтесь поскорее все успеть, а уж потом, отдыхайте.

Принцип 4 — Работайте удаленно

Почему бы не попробовать попросить начальство перевести вас на удаленную работу? Если ваша рабочая деятельность не требует постоянного присутствия в офисе, то перевод вас на удаленную занятость, только сэкономит вашей компании деньги! Не нужно будет оплачивать ваше рабочее место, арендовать лишние площади офисной недвижимости, проводить там уборку и прочее обслуживание и т.д. Почему бы и нет?

Удаленная работа позволит вам сэкономить массу сил, времени и денег, которые вы тратите на дорогу. Дома вы намного меньше будете уставать, даже если будете выполнять тот же объем работы, что и в офисе! Почему? Потому что дома всегда можно прилечь, отдохнуть, погладить кота или принять освежающий душ. Если вы полностью закончили работу, предположим, в 16-00 и у вас нет никаких дел на этот день, то не нужно изображать бурную деятельность и ждать 18-00, чтобы покинуть рабочее место, как если бы вы работали в офисе.

К тому же, обычный офис — это общественное место. Снующие туда-сюда сотрудники, бесконечные чужие телефонные разговоры, посторонние звуки — все это создает неприятный отвлекающий фон, который сказывается на вас утомлением. Прибавьте сюда еще дорогу до места работы и стесняющий деловой стиль одежды. Среднестатистический офисный сотрудник сидит на работе как на иголках, проводя дни напролет в общественном месте с кучей посторонних людей, внутри постоянной суеты. В такой обстановке очень сложно расслабиться!

Кто-то мне ответит, что не может работать дома из-за лени и отсутствии дисциплины, тогда как в офисе есть начальник, который наблюдает за вами и в случае чего будет подгонять вас воображаемой палкой. Нет ничего хорошего в том, что вы не можете организовать свою работу самостоятельно, в отсутствии боссов и коллег. Люди сами же себя и загоняют в офисные стены благодаря своей несамостоятельности: «Нам нужен вожак, дядька с палкой! Сами по себе мы работать не можем!» Пора учиться быть самостоятельными и организованными. Развивайте силу воли и самодисциплину. Создавайте распорядок дня и следуйте ему. Учитесь работать без надзирателя и погонщика.

Почему бы не узнать у своего начальства о возможности удаленной работы? Просто спросите, вам же ничего не сделают за это!

Начальники знают, что большинство офисных работников недисциплинированные, как дети. Их нужно всегда подгонять, хвалить и ругать, следить за ними и держать их в постоянном напряжении, чтобы они делали свою работу. Ради этого они готовы оплачивать расходы на ваше рабочее место и нести прочие издержки. Докажите своему начальству, что вы не такой и можете работать самостоятельно! Тогда у вас больше шансов получить удаленную занятость.

Не получилось? Что ж. Это не последняя ваша работа. Вы всегда сможете найти такое место, где вам позволят работать удаленно. Не позволяет профессия? Меняйте ее. Приобретайте новые навыки, которые позволят вам заниматься дистанционной работой. Если вы поставите перед собой такую цель, будете ей следовать, а не просто сетовать на обстоятельства, то вы обязательно получите то что хотите.

Представьте, как будет хорошо, когда вы не будете стоять в пробках, ездить в общественном транспорте, слушать разговоры коллег и сидеть в офисе от звонка до звонка.

Письменная фиксация дел

Система работает и вы ничего не забываете, если все задачи фиксируются в письменном виде

В блокноте или в файле Excel – это не важно. Главное, чтобы список задач всегда был под рукой и вы закрывали те дела, которые находятся вверху списка

Т.е. важные и срочные задачи, которые двигают вас вперед.

Данная система концентрирует ваше внимание на важном. Вы начинаете работать или заниматься домашними делами эффективнее, быстрее продвигаясь к достижению жизненных целей

Систему можно адаптировать как к работе, так и к выполнению домашних дел, занятиям с детьми и т.д. В этом смысле она универсальна. Но советы работают только в случае, если вы следуете всем правилам из статьи.

Пользуясь рекомендациями, вы сможете все успевать и никогда ни о чем не забывать.

Домашнее хозяйство

Пробуйте работающие системы. Это то, что меня спасает. Во-первых, займитесь японской уборкой, расхламите собственное жилье. Быть хорошей хозяйкой легче всего там, где нет ничего лишнего. Оптимизируйте свое хозяйство, выбросите ненужное, докупите необходимое, и радуйтесь.

В течение дня или двух можно расхламить хрущевку, на квартиру улучшенной планировки уйдет не более недели. Домашнее хозяйство после этой процедуры будет требовать не более одного дня раз в десять дней, и вести его станет намного легче.

Чтобы делать домашние дела вдвое быстрее, купите себе хорошую бытовую технику. Несколько роботов для уборки могут сильно облегчить жизнь — пылесос и полотер, а также робот для сбора мусора и небольшой электронный малыш для мойки окон будут содержать ваш дом в чистоте.

Заведите несколько пылесосов. Запомните основную истину, как быть хорошей хозяйкой — если кормить сытых, они никогда не будут голодными, а если убирать по чистому, оно никогда не станет грязным. Хорошей домохозяйке также известно, что счастливый дом — там, где спокойно и уютно, а не там, где все сверкает, а женщина похожа на поломойку.

Чтобы стать хорошей хозяйкой, заручитесь поддержкой остальных членов семьи. Запомните — чтобы убраться дома, нужно не более дня в неделю. Если разделить это время на всех членов семьи — получится несколько часов. Если разделить несколько часов на семь дней — получится по двадцать минут в день (конечно, я считаю грубо, но вы можете вывести свои цифры).

Двадцать минут в день каждый член семьи должен тратить на домашнее хозяйство. Это не так много, верно? Если вы научитесь вести домашнее хозяйство сообща, то это будет прекрасно. В глазах близких вы будете хорошей хозяйкой — ведь вы сумели организовать сей процесс.

Я рассказала, как больше успевать, когда не хватает времени — у меня этот процесс отлажен. Я убрала из жизни скучные занятия (либо вовсе отказалась от них, либо пользуюсь чьей-то помощью), у меня есть план на каждый день, и я никому не позволяю тратить мое драгоценное время. Думаю, у вас все получится!

*при копировании материала ссылка на источник mirpozitiva.ru обязательна

«Съешьте лягушку»

«Съесть лягушку» — известный прием в тайм-менеджменте, придуманный Брайаном Трейси, автором книг по самореализации.

«Съесть лягкушку» — значит сделать неприятное, но несложное дело с утра. С утра мы еще полны сил и можем выполнять задачи, на которые днем уже не будет сил. Список неприятных, но необходимых дел у каждого свой:

• Помыть полы;
• Сделать несколько звонков по работе;
• Оплатить счета и т.д.

Все эти дела лучше начинать прямо с утра. Чувство облегчения, что вы разделались с ними, поможет вам с остальными задачами этого дня. Если у вас две или три «лягушки», начните с самой трудной и переходите к легкой.

С чего начать

Люди, постоянно жалующиеся на то, что они ничего не успевают, не умеют или не хотят правильно распоряжаться своим временем, полагая, что это сложно и невозможно. На самом деле, рационально управлять этим ценным стратегическим ресурсом может абсолютно каждый, используя простые правила и принципы тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент – это набор технологий и инструментов для планирования и учёта времени. С их помощью можно эффективно организовать свои рабочие процессы, избавиться от ненужной суеты, перегрузок и связанных с ними стрессов. Данная дисциплина учит как работать и жить прямо «здесь и сейчас», оптимально распределяя нагрузку по часам и дням недели в правильном порядке.

Если вы хотите разобраться в том, как все успевать и жить полной жизнью, при составлении планов руководствуйтесь главным принципом тайм-менеджмента: измеряйте своё время не в часах и минутах, а в действиях и событиях. Такой подход поможет повысить качество жизни и даст понимание, как построить свой график с личной пользой.

Домашний тайм-менеджмент для работающих женщин

Многим работающим женщинам сложно выделять время на домашние дела и уж тем более на себя. Это главная проблема. Для ее решения применяйте на практике лучшие советы по тайм-менеджменту:

1. Не стоит объединять сразу несколько дел. Иначе ни одно, ни другое вы не сможете сделать хорошо. Пример — приготовление обеда и выполнение домашнего задания с ребенком, уборка в квартире и участие в детских играх.
2. Не стесняйтесь делиться обязанностями с окружающими. Сделать работу самостоятельно проще и быстрее. Но это прямой путь к усталости, плохому настроению, апатии. Поэтому доверяйте супругу или детям часть домашних дел. Так вы перестанете ощущать себя служанкой.
3. Выделяйте несколько часов на посещение салона красоты, занятия хобби или спортом, чтение книг, просто отдых.
4. Попробуйте вставать и ложиться раньше. Этот совет подойдет не всем. Но почему бы не попробовать? Лучше лечь спать на пару часов раньше, чем посвятить это время бесполезному блужданию по просторам интернета.
5. Рабочие вопросы оставляйте за пределами квартиры. Дома и так хватает женских обязанностей.

Еще один хороший совет: чаще пользуйтесь правилом 10-3-2-1-0. Что оно означает?

1. За 10 часов до сна нужно отказаться от напитков, содержащих кофеин.
2. За 3 часа до сна перестать принимать пищу, выпивать спиртные напитки.
3. 2 часа перед сном отдать отдыху, расслаблению.
4. За 1 час до сна прекратить просмотр телевизора, чтение новостей в соцсетях с телефона и планшета.
5. Утром при звонке будильника вы должны сделать 0 нажатий с целью его отключения.

Следование этой методике помогает высыпаться и вставать утром бодрыми, полными сил и энергии.

Разделите слонов на лягушек

Как выделить одно важное дело, если вы занимаетесь одним большим проектом. Подходите правильно к распределению задач

Основы планирования времени начинаются с базового правила: всегда разделяйте большого слона на небольшие лягушки. Что это значит? Вам нужно подготовить большой отчет, с которым вы будете ковыряться не один день? Разбейте работу на части.

Например, вы работаете в оценке и вам необходимо оценить 500 единиц оборудования. В первый день вам следует найти аналоги на каждый из предметов из заказа. Затем сделать просчеты и скомпоновать отчет. И только потом распечатать бумаги, сшить их и скрепить. Работа займет у вас два-три дня. При правильном подходе вы сразу можете оценить свои силы и не работать в режиме аврала. Чем лучше вы изначально просчитаете время, тем вам будет спокойней вести проект.

Как организовать своё время

Далее о том, как планировать свой день  чтобы все успевать.

Распорядок дня для фрилансера

7.00 — 8.00 – подъём, зарядка (йога или медитация).

8.00 — 10.00 – работа (написать статью, найти картинки, разместить).

10.00 — 11.00 – завтрак (чтение, почта, социальные сети, звонки родителям).

13.00 — 15.00 – обед, прогулка за покупками.

15.00 — 17.00 – работа (встреча с клиентом).

17.00 — 20.00 – семья (забрать из садика двоих детей, погулять, поужинать).

20.00 — 21.00 – время для хобби, самообразования, спорта.

22.00 – сон.

Для работника офиса

7.00 — 8.00 – зарядка, завтрак.

8.00 — 12.00 – работа.

12.00 — 13.00 – обед, прогулка.

13.00 — 17.00 – работа.

17.00 — 19.00 – спорт, курсы повышения квалификации, общение с друзьями.

19.00 — 22.00 – семья, хобби, планирование.

22.00 — сон.

Основы грамотного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – сборник правил и методов, как правильно распределить свое время, чтобы все успевать. Познакомившись с основами рационального планирования, вы будете чувствовать себя увереннее и получать максимальную пользу и удовлетворение каждый день.

Для начала полезным будет освоить некоторые инструменты тайм-менеджмента:

Планирование. Если дела не планировать, то в жизни будет хаос. Планировать нужно обязательно и причем на электронных или бумажных носителях. Не стоит составлять планы в голове.  Возьмите за привычку каждый вечер или утро составлять план на предстоящий день. План должен быть четким и продуманным. Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют не просто указывать действия, но и ограничивать период их выполнения.
Расстановка приоритетов. В тайм-менеджменте есть много эффективных инструментов приоритизации задач. Например, «лягушки» – дела, которые вам не очень нравятся, их полезно делать утром. Или выделение отдельных рабочих блоков

Это время, когда вы занимаетесь только работой, ни на что не отвлекаясь.
Техники контроля времени. Например, популярная техника планирования Pomodoro.
Матрица тайм-менеджмента (или матрица Эйзенхауэра). Это популярный инструмент, в котором все дела разделяются по важности и срочности на 4 части. А затем каждое дело заносится в соответствующий квадрант в зависимости от срочности и важности выполнения

Это базовые инструменты тайм-менеджмента, с которыми важно познакомиться в начале. Если тема планирования заинтересует вас, можете более детально углубиться в знакомство с ней

Роль планирования

Только 3% людей привыкли расписывать по пунктам каждый свой день, хотя планирование – идеальный способ рационально использовать время. Остальные просто плывут по жизни туда, куда их несут надежды или фантазии. Планирование поможет выкроить время на себя не только деловым преуспевающим людям, но и домохозяйкам, заваленным бесконечной однообразной работой, и подросткам, чтобы успевать учиться, посещать дополнительные занятия и гулять.

Что поможет школьнику всё успеть

Планирование всегда начинается с цели, заставляет задуматься, как хотелось бы прожить жизнь, чего добиться. В итоге становится понятно, куда нужно двигаться, и результат будет радовать.

Жизнь по плану помогает вместить большее количество событий и приключений, она позволяет не упускать из поля зрения такие важные вещи, как здоровье и отдых, улучшает финансовое положение, приучает ценить каждый час и снижает уровень стресса.

Как рационально управлять временем и все успеть? Заняться планированием. Ведь разложенный на задачи день имеет массу преимуществ:

• дисциплинирует;
• даёт чёткую инструкцию, чем облегчает выполнение сложных задач;
• высвобождает свободное время для досуга;
• эмоционально готовит к выполнению;
• настаивает на полноценном отдыхе;
• прогоняет неопределённость;
• способствует достижению цели.

Рабочий процесс

Чтоб понять, как все успевать и не уставать, тщательно планируйте нагрузку. Нужно планировать свой день так, чтобы делать те дела, которые вам по плечу. Я советую каждому человеку попробовать сгруппировать дела по нагрузке и прожить так несколько дней.

Затем составить новый план, чередовать сложные и энергозатратные дела с легкими и необременительными, и тоже прожить несколько дней. После этого станет понятно, какой именно режим подходит именно вам.

Как все успевать на работе? Заведите график и перестаньте тратить время на тех, кто его не ценит. Следует планировать свой день и организовать свой рабочий процесс так, чтоб делать дела одно за другим — это должно быть естественно. Если суетиться, то ничего не выйдет. Продумывайте свой график, занимайтесь делами комплексно. Я поступаю примерно так:

• один день в неделю занимаюсь планированием, подсчетами эффективности, постановкой новых задач и оценкой продуктивности по тем или иным проектам. В течении этого дня мне нужно составить список задач по каждому проекту, с которым я имею дело, и если мне потребуется помощь коллег, то часть полномочий и обязанностей нужно делегировать им.
• Каждому проекту я уделяю один день, так получается больше сделать, а также не отвлекаться.
• Среди моих задач есть одна сквозная — в частности, тексты. В моей рабочей неделе есть текстовый день — я пишу письма, пишу главы в свою книгу, заполняю лист ожидания в блоге (в течении недели посты будут появляться сами собой), пишу все что нужно для обоих проектов.

Как все успевать на работе:

1. Оценить собственную продуктивность и максимально ее повысить.
2. Распланировать свое время (можно воспользоваться системой 45/15 — 45 минуток вы работаете, 15 минут отдыхаете или кардинально меняете деятельность);
3. Если нервничать, то на все просто не хватит ресурса.
4. Делать каждое дело до конца, прежде чем браться за другое.
5. Вести учет выполненным делам.
6. Быть всегда и везде вовремя (в соответствии с вашим графиком).
7. Делать в течение дня перерывы (чашка кофе, свежий воздух, гимнастика в комнате отдыха — выберите то, что помогает вам одновременно и расслабиться, и взбодриться).