Рассказываем о кайдзен

Суть теории кайдзен – основные принципы успеха

Согласно этой теории, необходимо постоянно, ежедневно и ежечасно, совершенствовать бизнес, причем любой руководитель для этого должен вникнуть в сам процесс производства, знать о всех мелочах, связанных с рабочим процессом. «Встаньте со своих мягких кресел и идите в цеха, посмотрите, где необходимы улучшения и сделайте их», — заявляет Имаи.

Причем эти нововведения не требуют денежных вложений, это не связано с покупкой дорогой аппаратуры или суперсовременных технологий. Надо изменить культуру самой компании и работающих в ней сотрудников. Они должны принять принципы так называемого бережливого производства, кардинально отличающегося от обычного, при котором производится продукция, продаваемая впоследствии не вся, не находя спроса.

Необходимо учитывать спрос и доставлять, например, детали по мере необходимости, дабы избежать излишек никому не нужных машин, хранящихся на складах. Результат – поставлять на рынок только требуемое количество товара.
Кстати, именно «Toyota» является лидером продаж не только на российском, но и на европейских рынках.

На сегодняшний день, известны три составляющих теории:

• Для руководителей и менеджеров. Считается, что они должны уделять совершенствованию процесса не менее 50% рабочего времени. Под совершенствованием понимается сокращение процесса производства и снижение уровня накопленных запасов, при этом повышая качество выпускаемой продукции.
• Для определенной рабочей группы, в которой выявляются проблемы и находятся очень быстрые способы их решения. В компаниях существуют уголки кайдзен, где можно ознакомиться с новыми предложениями и идеями, а также перенять полезный опыт других групп.
• Для отдельного человека (индивидуальный кайдзен): позволяет раскрыть возможности личности, применив установку, что работать надо не больше, а продуктивнее (умнее). На многих предприятиях на усовершенствованном оборудовании можно увидеть табличку с данными того рабочего, который внес умное предложение.

С производством мы разобрались. Но философия кайдзен применима и к отдельному человеку, как прекрасный метод борьбы с ленью.

Основы и традиции

Основной принцип: качество персонала прямо пропорционально качеству продукции. Соблюдение пропорции требует вовлечения в совершенствование всего персонала, от низкоквалифицированных работников до менеджеров, руководителей.

Основные аспекты процесса совершенствования:

Правильное
целеполагание.

Постановка целей и определение минимального срока
выполнения.

Командность.

Регулярный обмен информацией, знаниями между
сотрудниками, обмен опытом, обучение, взаимное уважение, укрепление, сохранение
традиций.

Самоорганизация,
дисциплина.

Рациональное управление рабочим временем, выполнение
работы согласно требованиям регламентов, стандартов, экономное расходование
материальных, денежных ресурсов.

Высокий
моральный дух.

Эмоциональный настрой работников на улучшение
результата поддерживается мотивационными мероприятиями: хорошие условия труда, система
поощрений и вознаграждений (премии, доплаты, надбавки), социальный пакет
(лечение, отпуск).

Рабочие
группы по улучшению качества.

В состав групп входят руководители, специалисты
разного уровня для обсуждения внедрения изменений, их осваивания.

Предложения
от работников.

Каждый сотрудник представляет рациональные предложения
по оптимизации технологий, улучшению качества товаров, услуг. Все предложения
зачитывают, обсуждают. Устоявшаяся традиция при приеме предложений – копилка будущих
реформ, в которую попадают маловажные на текущий момент предложения.

Последовательное соблюдение требований к составу процесса выводит на первый этап: Целеполагание, на котором цели, время выполнения корректируются с учетом опыта, приобретенного от проделанной работы.

Научные разработки, которые легли в основу кайдзен

Научная организация труда в СССР в 1920–1930 годы

Идейными вдохновителями современных управленческих подходов можно смело называть советских учёных. В 1921 году был создан Центральный институт труда, который занимался научной организацией труда — НОТ. Одним из его основателей стал Алексей Капитонович Гастев, его главный труд называется «Как надо работать». Учёный спорил в переписке с создателем конвейера Генри Фордом. Идеи Гастева звучат современно:

• человеческий фактор является на производстве одним из главных;
• необходимо повышать культуру советских рабочих;
• у каждого действия есть оптимальная техника движений, позволяющая эффективно использовать силу;
• каждый станок должен быть превращён в научно-исследовательскую лабораторию по поиску новых решений.

В 30-е годы в Японии был даже создан институт по изучению советских наработок. В 1938 году Гастев был арестован и через год расстрелян, по некоторым данным как раз из-за связей с Японией.

Реформа управления Toyota в 1950-е годы

После Второй мировой войны японские компании искали способ быстрого восстановления. Пионером стала Toyota Motor Corporation. 

В основе Toyota Production System лежат два принципа:

• Just-in-time, JIT, по-русски «точно-в-срок», ТВС. На линиях производится ровно столько автомобилей, сколько нужно покупателю, это избавляет, с одной стороны, от накопления запасов на складах, с другой — от простоев из-за нехватки материалов.
• Jidoka, по-русски «дзидока», — автоматическая система контроля качества. Когда где-то происходит сбой, система немедленно сигнализирует, ошибку исправляют или забракованную деталь убирают с производственной линии. Это позволяет сократить количество дефектных изделий на выходе.

Следуя подходу кайдзен, важно избегать:

• muda — потерь из-за бесполезной деятельности, лишних отходов;
• mura — неравномерности загрузки разных подразделений;
• muri — перегрузки персонала и оборудования.

Концепция Lean production, бережливого производства, в 1980–1990 годы

После того, как японские автомобили начали превосходить по качеству американские, на Западе заинтересовались восточными технологиями в управлении труда. Концепция бережливого производства возникла в США в результате переосмысления и заимствования японских идей.

Основные шаги для достижения результата:

1. Определить ценность продукта.
2. Определить, как будет создаваться ценность продукта.
3. Обеспечить непрерывность этого процесса.
4. Позволить потребителю «вытягивать» продукт — производить что-либо только по внешнему или внутреннему заказу.
5. Стремиться к совершенству.

Принципы подхода Кайдзен

• организация рабочего места;
• устранение неоправданных потерь;
• стандартизация.

Организация рабочего места

Организация рабочего места – это управление рабочим местом с целью оптимизации деятельности

Кайдзен уделяет этому большое внимание. В японском варианте этот процесс обозначают термином «gemba»

Для правильной организации рабочего места применяются соответствующие инструменты управления, которые получили название 5S методология. Сам термин 5S происходит от первых букв японских слов.

В состав действий по методологии 5S входят:

Seiri – необходимо отсортировать то, что не требуется в работе. Для выделения ненужных элементов может применяться специальная маркировка. Если элементы, выделенные маркировкой, не востребованы ни кем при выполнении работы, то они удаляются с рабочего места.

Seiton – необходимо привести в порядок все, что требуется в работе. Эти элементы должны быть в поле зрения. Инструменты и приспособления должны располагаться в тех местах, где их легко обнаружить.

Seiso – рабочее место и все оборудование должно быть чистым. После окончания рабочего дня рабочее место должно быть убрано, а все инструменты и оборудование размещены на своих местах.

Seiketsu – стандартизация первых трех шагов. Эти действия должны стать обычной практикой работы. Когда сотрудники организации увидят улучшения от правильной организации рабочего места необходимо провести с ними тренинг по выполнению этих действий.

Shitsuke – поддержание установившейся практики управления рабочим местом. Необходимо создать систему наблюдения и мониторинга за содержанием организованных и стандартизированных рабочих мест.

Устранение неоправданных потерь

Устранение неоправданных потерь – это процесс поиска и устранения действий в процессах, которые не добавляют ценности. В японском варианте этот процесс называется – «muda». Большинство работ представляют собой последовательность действий, которые преобразуют исходный материал в конечный готовый продукт. Часть этих действий добавляет ценность продукту, а часть нет. Та часть, которая не добавляет ценности является потерями и должна быть устранена.

В системе кайдзен рассматриваются семь видов потерь или семь «muda»:

• Движения – непродуктивные и лишние движения увеличивают время выполнения операций и их сложность.
• Ожидание – излишнее время ожидания исполнения операций приводит к увеличению цикла производства.
• Технология – неправильно организованная технология процессов приводит к несогласованности действий.
• Транспортировка – большие расстояния, перемещение с места на место, подъем и опускание в процессе производства увеличивают непроизводственные затраты.
• Дефекты – на исправление дефектов уходят затраты материалов и труда.
• Запасы – излишние запасы материалов добавляют стоимость к продукции, но не дают ценность.
• Перепроизводство – продукции произведено больше, чем предусмотрено планом.

Стандартизация

Стандартизация – это процесс стандартизации работы. Стандартизация создает основу для стабильной работы, однако стандарты должны быть изменены при изменении как внешнего, так и внутреннего окружения. В системе кайдзен процесс стандартизации не завершается никогда. Стандарты постоянно совершенствуются. Совершенствование стандартов выполняется по циклу PDCA.

Философия Кайдзен как часть бережливого производства

Бережливое производство – цель всех предприятий. Система Кайдзен – способ достичь ее. Для этого нужно следовать ряду принципов:

1. Главная идея Кайдзен – постоянное совершенствование навыков, умений, технологий. Если не менять производство в лучшую сторону, затраты вырастут. Вместе с ними повысится цена на продукцию и снизится ее конкурентоспособность. Чтобы этого избежать, сделайте развитие привычным состоянием, занимайтесь им каждый день.
2. Руководители, которые стремятся больше заработать, обычно не думают о сотрудниках. Поэтому они потеряют деньги, людей и хорошее имя. Им же нужно проявлять уважение к коллективу, показывать значимость клиентов.
3. Компания не должна зависеть от количества заказов. Так говорил Генри Форд. Отчасти он прав, поскольку простой при отсутствии заказов приводит к дополнительным расходам. Если их сократить, цена на продукцию снизится. А это приведет к появлению новых клиентов и повышению товарооборота. Нагрузка на персонал будет равномерной.
4. Хранение излишков продукции на складе также связано с растратами. Будут они и в тех случаях, когда поставщики задерживают поставки нужных компонентов. Исправить ситуацию поможет система «канбан». Согласно ей, все нужно делать в срок.
5. В производстве качественным должно быть все. Это дополнительные элементы, детали, упаковка, транспортировка. Маленькие погрешности лучше увидеть и исправить на начальных этапах.

Еще один принцип Кайдзен касается переработки или ликвидации отходов. По мнению Масааки Имаи, основавшего технику, это основа бережливого производства.

Что это кайдзен?

Под этим термином понимают японскую философию или практику, основанную на постоянном совершенствовании производства, разработки и других процессов на предприятии, а также многочисленных аспектов жизни человека. Концепция кайдзен имеет такие отличительные черты: подразумевает выполнение множества небольших шагов, не нуждается в существенных финансовых вложениях, охватывает все сферы в разных направлениях

Важно отметить, что кайдзен не решает проблему, а помогает что-то улучшить или изменить

5 принципов кайдзен

Японская философия базируется на пяти основных принципах, которые сокращенно называются 5S:

Seiri (аккуратность) – любую задачу необходимо выполнять максимально внимательно, учитывая каждую деталь.

Seiton (порядок) – система кайдзен указывает, что важно уметь расставлять все на свои места, причем это касается не только работы, но и жизни в целом. Seiso (чистота) – уборка должна проводиться не только на рабочем месте, но и во внешнем виде, мыслях, намерениях и так далее

Seiso (чистота) – уборка должна проводиться не только на рабочем месте, но и во внешнем виде, мыслях, намерениях и так далее.

Seiketsu (стандартизация) – важно тщательно продумать собственную стратегию, которая приведет к успеху. Shitsuke (дисциплина) – выполняться задачи должны по разработанному плану

Никаких отклонений от графика быть не должно.

Shitsuke (дисциплина) – выполняться задачи должны по разработанному плану. Никаких отклонений от графика быть не должно.

Цели кайдзен

Основная цель японской философии – все в работе должно быть ориентировано на потребителя, поскольку без этого прибыль не будет увеличиваться. Метод кайдзен подразумевает постоянное улучшение без каких-либо перерывов. Его основные цели:

• увеличение собственной производительности;
• максимальный рост качества продукта;
• собственный рост (опыт, квалификация и так далее);
• постоянная мотивация;
• хорошая сплоченность сотрудников;
• исключение иерархии в коллективе.

Методика Кайдзэн или принцип одной минуты

Существует японская методика «кайдзэн», в которую заложен принцип «одной минуты». Принцип этой методики состоит в том, что человек занимается определенным делом ровно одну минуту, но изо дня в день и в одно и то же время. Одна минута времени — это совсем мало, а значит легко выполнимо для любого человека. Лень не встанет на вашем пути. Те же самые действия, которые вы не хотели выполнять в течение получаса, придумывая отговорки или оправдания, вы с легкостью выполните за минуту.

Попрыгать на скакалке, покачать пресс, сделать гимнастику для глаз, позаниматься йогой, почитать книжку на иностранном языке — когда время ограничено одной минутой, занятия не кажутся вам трудно выполнимыми, а наоборот, приносят радость и удовлетворение. А делая маленькие шаги, вы совершенствуетесь и достигаете больших результатов.

Немаловажно то, что вы побеждаете неуверенность в своих силах, освобождаетесь от чувства вины и беспомощности, ощущаете успех и победу. Вдохновляясь чувством успеха, вы постепенно увеличиваете минутные занятия на пятиминутные и так далее. Потом незаметно подойдете и к получасовым занятиям

Прогресс налицо!

Потом незаметно подойдете и к получасовым занятиям. Прогресс налицо!

Кайдзен зародился в Японии. Само слово является составным, и включает в себя два других – «кай» (перемена) и «дзен» (мудрость). Автором этой концепции менеджмента является Масааки Имаи. Он считает, что кайдзен – это настоящая японская философия, которая может быть одинаково успешно применима и в бизнесе, и в личной жизни.

Людям западной культуры японская методика может показаться неэффективной, так как на Западе устоялось мнение, что без больших усилий хороших результатов не добиться. Но масштабные программы, отнимающие много сил, могут сломить человека и остаться безрезультатными. А принцип «кайдзэн» подойдет всем и может быть применим для многих сфер жизни. Японцы, например, используют стратегию постепенного и постоянного улучшения в сфере менеджмента.

Осталось только определиться с вашими потребностями и начать применение методики «кайдзэн» на практике.

Материал из Википедии:

Кайдзен, кайдзэн (яп. 改善 кайдзэн, ромадзи Kaizen; встречается неверный вариант «кайзен») — японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни.

«Кайдзен» в бизнесе — постоянное улучшение, начиная производством и заканчивая высшим руководством, от директора до рядового рабочего. Улучшая стандартизованные действия и процессы, цель кайдзен — производство без потерь.

Впервые философия кайдзен была применена в ряде японских компаний (включая Toyota) в период восстановления после Второй мировой войны, и с тех пор распространилась по всему миру. Термин «кайдзен» стал широко известен благодаря одноимённой книге Масааки Имаи (1986, Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success).

Начиная с 1986 года, когда была издана книга «Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success», термин «кайдзен» был принят в качестве обозначения одной из ключевых концепций менеджмента. В 1993 году он вошел в новое издание New Shorter Oxford English Dictionary, который определяет кайдзен как непрерывное совершенствование методов работы, личной эффективности и так далее, то есть как философию бизнеса.

В японском языке слово «кайдзен» означает «непрерывное совершенствование». Исходя из этой стратегии, в процесс совершенствования вовлекаются все — от менеджеров до рабочих, причем ее реализация требует относительно небольших материальных затрат. Философия кайдзен предполагает, что наша жизнь в целом (трудовая, общественная и частная) должна быть ориентирована на постоянное улучшение.

В области проектного менеджмента Кайдзен развился в японскую методологию управления инновационными проектами и программами – P2M.

Кайдзен-предложения: как мотивировать сотрудников предлагать инициативы

В философии кайдзен важно, чтобы сотрудники сами предлагали идеи. Для этого создают специальный «банк»

Каждый член коллектива может внести в него своё предложение, а задача руководства — рассмотреть любые идеи, даже если на первый взгляд они кажутся странными и неосуществимыми.

О том, как реализовать такую систему на практике, мы спросили экспертов, которые внедряли принципы кайдзен в бизнесе.

«У нас есть сбор предложений от сотрудников. Всё организовано через бота в Telegram — его зовут Ротный. Любой сотрудник может прислать туда идею: от изменения в системе постановки задач до добавления стикера в корпоративный стикерпак», — рассказывает партнёр в платформе электронной коммерции Ensi.tech Сергей Мелихов.

По его словам, раньше в компании использовали эту практику очень часто: тогда компания трансформировалась из сервисной в сервисно-продуктовую. Сейчас идеи собирают реже: компания стала более стабильной и менее радикальной. Кроме того, в команде стало чуть меньше драйва — а инициативы, подобные сбору идей, нужно регулярно подпитывать энтузиазмом.

«Важно, чтобы вы действительно рассматривали и реализовывали предложения сотрудников. Это главный мотиватор для них

У нас это сделано публично: сами предложения и изменения их статуса видны каждому. За принятые и реализованные идеи автор получает „егорки“. Так у нас называется внутренняя валюта. Вот, например, моя общая статистика.

Внутренняя система по учету идейИзображение: Monosnap

Бизнес-коуч Наталья Фефилова добавляет, что идеи сотрудников — важнейший элемент в практике кайдзен. Рядовые специалисты часто замечают детали, которых не видно с управленческих позиций.

Речь, например, о нюансах производства и работы с клиентом. Сотрудники могут предложить те самые небольшие изменения, которые дадут рост прибыли и производительности. Так, стюардесса компании American Airlines сэкономила компании 400 тысяч долларов в год. Она рассказала, что пассажиры не едят оливки в салатах. В результате их перестали закупать.

Наталья Фефилова предлагает несколько советов, которые будут стимулировать сотрудников предлагать идеи.

Обеспечьте транзит идей до руководства

Важно, чтобы идеи сотрудников доходили до лиц, принимающих решения, а не собирались для галочки. Можно использовать ящики для предложений со специальными бланками или устраивать мозговые штурмы

Главное, чтобы инструмент работал, а не превратился в «мёртвую» опцию, в которую никто не верит и которой никто не пользуется.

Давайте обратную связь

Важное правило: каждое предложение должно быть отработано, и на каждую идею должен поступить ответ. Сроки ответа и его формат нужно регламентировать

Лучше зафиксировать срок рассмотрения на уровне 2–3 рабочих дней, а ответы давать в письменной форме. Так идеи не потеряются, а у сотрудников будет ощущение, что они важны для компании.

Выстройте систему мотивации. Для кайдзен-предложений стоит создать систему поощрений

Здесь важно соблюсти баланс: слишком серьёзные награды могут стать единственной целью предложений, а незначимые, наоборот, приведут к тому, что интерес даже не появится

Важно, чтобы размер поощрения не был связан с суммой, которую компании удастся сэкономить за счёт внедрения предложения. Иначе нарушится идеология кайдзен: сотрудники начнут вносить только масштабные идеи — и на их реализацию уйдёт значительное время

А о небольших улучшениях, эффект от которых сначала даже не получится рассчитать, забудут, чтобы заработать побольше.

Что такое анти-кайдзен

Анти-кайдзен — токсичное поведение, которое включает в себя все ограничивающие убеждения, которые препятствуют любым улучшениям и прогрессу.

Выделяют 13 убеждений токсичного поведения, которые мешают прогрессу и улучшению. Это касается не только компаний, но и людей. Вот они:

1. Лгать себе: выглядеть богатым и успешным, хотя на самом деле это не так.
2. Считать себя жертвой обстоятельств: ныть, стенать и обвинять окружающий мир.
3. Мыслить в стиле «нет необходимости в улучшениях»: позволять рутине себя засосать, повторяя одни и те же действия.
4. Считать, что времени всегда недостаточно: отговорка для того, чтобы не развивать себя или компанию.
5. Стремиться реагировать на проблемы, а не предупреждать их: такие люди всегда не успевают сделать работу к дедлайну, получая изрядную долю стресса.
6. Отсутствие уверенности в себе и мужества: это, что необходимо для того, чтобы противостоять проблемам, неудачам и ошибкам.
7. Страстное желать изменить других, а не себя: такие люди не понимают, что изменение начинается именно с них.
8. Считать проблемы чем-то невыносимым, а не средством для извлечения опыта: вместо прогресса они получают стресс и портят себе нервы.
9. Не создавать новые идеи: потому что это сложно, болезненно и требует времени.
10. Быстро сдаваться: изменения — это очень длительный процесс, поэтому начать, но не закончить = не начинать.
11. Решать проблемы при помощи дополнительного администрирования и денег, а не при помощи мозга и творческого мышления.
12. Надеяться на лучшие времена, ничего при этом не делая: проблемы сами собой не решатся.
13. Слишком быстро принимать решения: не имея достаточной информации, легко ошибиться.

Спица зонтика

Деминг предложил концепцию цикличности из четырех элементов:

• проектирование
• производство
• продажи
• исследования

У нас принято называть это циклом «Шухарта-Деминга». Позднее японцы переработали концепцию и создали цикл PDCA – «plan-do-control-act», который стал применим к любым стадиям и ситуациям. Этот цикл – последовательность действий, направленных на совершенствование.

Выглядит это цикл так:

Вначале вы собираете данные о текущей ситуации и составляете план улучшения. Далее воплощаете в жизнь и смотрите, как это отразилось на обстановке, достигли ли вы, что планировали. И последнее – воздействуйте. Это значит, что если все получилось, вы возводите предыдущие действия в стандарт.

5 главных принципов кайдзен

В концепции кайдзен большое внимание уделяется рабочему месту. Чтобы улучшить производственные процессы, японцы придумали 5 принципов

Их название – методика 5S. Рассмотрим подробнее:

Seiri, или Сортировка. Предполагает постоянный мониторинг и выявление предметов и инструментов, которые не используются сотрудниками на рабочих местах. Такие элементы маркируются и удаляются из рабочего процесса, чтобы не отвлекали и не мешали.

Seiton, или Систематизация. Все, что требуется работнику для непосредственного выполнения трудовых обязанностей, должно находиться в порядке, быть доступным и лежать на видном месте.

Seiso, или Содержание в чистоте. Рабочее место и оборудование всегда должно содержаться в чистоте и опрятности

В конце трудового дня важно навести порядок, убрать за собой, расставить по местам инструменты.

Seiketsu, или Стандартизация. Суть этого принципа в том, что предыдущие три правила должны войти в привычку, а руководство обязано позаботиться об этом, т

е. провести тренинг, обучение, рассказать о важности, замотивировать.

Shitsuke, или Совершенствование. На предприятии должна быть система наблюдения и контроля за содержанием рабочих мест. Процесс совершенствования не должен прерываться. Нельзя один раз организовать порядок на рабочих местах или провести единичный тренинг. Это должно стать частью системы, войти в постоянную практику.

Помимо этих пяти принципов, используется еще понятие “гемба кайдзен”. Слово “гемба” означает “реальное место”. Согласно данному подходу, для полноценного понимания проблемной ситуации руководство должно посетить место рабочего процесса, собрать факты и здесь же принять решение.

Кстати, методику 5S можно использовать и за пределами работы. Например, если вы решили перейти на здоровый образ жизни, можете смело следовать тем же правилам:

Отсортируйте все лишнее, что мешает правильно питаться и заниматься физической активностью. Составьте список того, что препятствует, и того, что помогает.
Систематизируйте процесс, т. е. составьте график, спланируйте полезные занятия

При этом важно, чтобы внедрение новых привычек было постепенным
А о том, как планировать свой день, вы можете прочесть в нашей отдельной публикации.
Уделяйте внимание чистоте своего пространства. Этот принцип можно применять в совершенно любой сфере, к каким бы целям вы ни стремились
Ведь захламленное помещение отнимает много энергии и портит настроение.
Стандартизируем, т

е. возводим все это в привычку, безукоризненно придерживаясь плана.
Делаем кайдзен стилем жизни, тренируем самодисциплину и волю, отказываемся от соблазнов, минимизируем их.