Сбис

Требования к ЭД

В рамках ЭДО в цифровом виде передают любые юридически значимые документы. Главное — соблюдать законодательные требования к электронному документообороту, а именно:

• оформлению;
• передаче;
• хранению.

• материальные, переведенные в электронные образы;
• изначально создаваемые в цифровом виде.

Это различие определяет способ заверения:

• «образам» материальных подходит любая ЭЦП;
• электронным — нужна усиленная.

ВАЖНО!

Цифровые и бумажные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения — те, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения. На сегодняшний день при использовании ЭДО нет единого подхода и четких законодательных ответов на следующие вопросы:

• кто может пользоваться электронным документооборотом;
• каковы требования к его организации и что необходимо, чтобы начать применять в отношениях с третьими лицами;
• что понимать под ЭД и электронными подписями;
• надо ли распечатывать документы при электронном документообороте и какие именно;
• какие могут быть подписаны электронно.

Организации на практике руководствуются:

Документооборот, в зависимости от его вида, регулируется:

• внутренний — локальными нормативными актами (трудовые договоры с дистанционными работниками, электронные трудовые книжки, иные документы, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма);
• внешний с контрагентами — стороны сами определяют перечень документов, требований к ним, порядку подписания и использования видов ЭЦП (гражданско-правовые договоры и документы, оформляемые в рамках их исполнения);
• внешний, исполняемый по каналам телекоммуникационной связи с налоговыми органами и органами власти.

В последнем случае действуют НПА ведомств, например:

• сделка совершается с помощью электронных либо иных технических средств, ее содержание в неизменном виде воспроизводится на материальном носителе;
• вместо подписи использован достоверный способ удостоверения подписи.

• обмен документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
• способ обмена в бумажном или электронном виде (с обязательным последующим обменом подписанными оригиналами).

ВАЖНО!

Частые вопросы, связанные электронным документооборотом

Обмен важными бумагами через электронный документооборот организовать не сложно. Мы описали все случаи внесение настроек в систему. Тем не менее, есть ряд вопросов, которые часто возникают у участников оборота при подключении и настройке ЭДО в «Честном ЗНАКе». Собрали наиболее популярные из них и подготовили ответы, составив этот FAQ по электронному документообороту в разрезе темы подключения и настройки работы с маркировкой.

Как узнать свой ЭДО в Честном ЗНАКе?

Как мы уже писали выше, список подключенных операторов и ID (идентификаторы) находятся в Профиле личного кабинета ГИС МТ во вкладке «Операторы ЭДО». Если же вы хотите узнать ID у коммерческого решения к которому вы отдельно подключились, то чаще всего он находится в личном кабинете профиля (карточке/информации о вашей организации) вашего оператора.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ по маркировке

БЕСПЛАТНО

Получить

Что такое роуминг в ЭДО и как он влияет на работу?

Роуминг ЭДО — это обмен электронными документами между компаниями-контрагентами, которые используют разных операторов электронного документооборота. Поскольку сервисов цифрового документооборота достаточно много, они выполняют между собой интеграцию, давая возможность клиентам обеих систем обмениваться документами. 

Зачем нужен электронный документооборот в маркировке?

Он используется участниками оборота маркированных товаров для обмена электронными документами. При каждой передаче товара с дата матрикс контрагенты обмениваются электронными накладными УПД и УКД. Как только товар принят покупателем, уведомление о сделке должен прийти в «Честный ЗНАК». Эту информацию  автоматически отправляет оператор ЭДО. 

Правительство решило перейти на подобную схему по причине того, что использование электронного обмена ускоряет процессы, снижает вероятность ошибок и дает дополнительные возможности для автоматизации операций с маркированным товаром.

Сколько стоят решения?

Популярные операторы электронного документооборота обычно предлагают бесплатный прием входящих и платный пакет исходящих документов в месяц или в год в рамках тарифа. 

Приведем некоторые решения и цены на начало лета 2021 года. Например, стоимость:

• 1С:ЭДО составит 250 рублей в месяц за 20 документов;
• Контур.Диадок предлагает отправить 250 исходящих документов за 1900 рублей в год;
• В СБИС придется подключить аккаунт за 500 рублей и оплатить пакет: 1500 рублей за 200 отправок в год.

Для бизнеса, работающего с маркировкой, ЦРПТ запустил бесплатный сервис обмена электронными документами в рамках системы «Честный ЗНАК». ЭДО Лайт позволяет отправлять до 1000 исходящих электронных документов. Решение ориентировано на предпринимателей, которые не используют коммерческие сервисы и работают с товарными группами, подлежащими маркировке.

Что нужно, чтобы подключиться к электронному документообороту?

Поскольку электронный документооборот — это способ обмена документами между контрагентами, в первую очередь нужно согласовать с партнерами новый формат работы. Обмен юридически значимыми документами через цифровые каналы потребует внесения изменений в договор и согласование нового формата работы. 

Затем предстоит выбрать оператора

Перед подключением важно принять во внимание не только стоимость, но и то, какими решениями пользуются партнеры. Если у компаний разные операторы ЭДО — придется воспользоваться роумингом или подключиться к нескольким, что отразится на расходах. Также не забывайте, что нужно приобрести цифровую подпись (УКЭП) для подписания важных бумаг.

Также не забывайте, что нужно приобрести цифровую подпись (УКЭП) для подписания важных бумаг.

Последний этап — запуск ЭДО

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ по маркировке

БЕСПЛАТНО

Получить

ЗАРЕГИСТРИРУЕМ ВАС на Честном знаке

2500 ₽
БЕСПЛАТНО

Зарегистрироваться

ЗАРЕГИСТРИРУЕМ ВАС на GS1

2500 ₽
БЕСПЛАТНО

Зарегистрироваться

* Подробности уточняйте у менеджера по телефону 8 (800) 500-47-29

# Отправка документов

Выгрузку документов для ЭДО можно производить несколькими способами:

• по отдельному договору;
• по выбранным договорам;
• массово.

Выгрузка документов для ЭДО по отдельному договору

Выгрузка документов для ЭДО по отдельному договору запускается путем нажатия кнопки Отправка документов в ЭДО в правом верхнем углу карточки договора.

Выгрузка документов для ЭДО по выбранным договорам

Подобно печати выгрузка для ЭДО запускается на выборке договоров расчетного отдела путем нажатия кнопки и дальнейшим выбором команды Отправка документов в ЭДО.

Массовая выгрузка документов для ЭДО

Массовая выгрузка документов для ЭДО запускается через пункт меню Документы — Отправка документов в ЭДО.

При выборе любого необходимого вам способа выгрузки откроется окно Мастера отправки документов в ЭДО.

На каждом шаге требуется заполнить предложенные поля. При удачном завершении работы на текущем шаге для дальнейшего продвижения будет открыта кнопка Далее. На каждом этапе можно просмотреть журнал операций, нажав на кнопку Открыть журнал. Данный журнал формируется отдельно на каждую производимую выгрузку. Информацию о всех производимых вызгрузках документов в ЭДО можно найти в пункте меню Документы — Журнал Электронного документооборота.

На шаге Выбор договоров и документов для отправки последовательно заполните все поля формы:

• дату начала и дату конца периода, за который будет производиться выгрузка документов в ЭДО (по умолчанию соответсвует рабочему месяцу);
• перечень договоров, по которым требуется выгрузить документы (если не выбраны ранее);
• комплект документов (по умолчанию будет выгружен основной комплект реализации). Если требуется выгрузка иного комплекта, выберите нужные комплекты из справочника комплекты документов;
• если требуется выгрузить в ЭДО только часть документов, выберите переключатель Выбранные документы, далее из справочников Типы документов и/или Аналитики выберите нужное.

На шаге Подготовка к выгрузке для заполнения будут предложены поля в зависимости от настроек выгрузки в ЭДО в пункте Настройки — Общие настройки ПО — Электронный документооборот — Режим работы с оператором:

1. если выбран режим работы с оператором Сайт, для заполнения будут предложены поля:

• Имя пользователя — назначается администратором Личного кабинета оператора;
• Пароль — предоставляется оператором ЭДО;
• Представитель — лицо Вашей организации, занесенное на карточку организации в соответствующем справочнике, с типом Электронная подпись.

2. если выбран режим работы с оператором Каталог, для заполнения будет предложено поле:

Каталог выгрузки

На шаге Выполнение операции об успешной выгрузке в ЭДО свидетельствует наличие символа при прохождении всех этапов:

Если на каком-либо этапе произошел сбой, вы увидите собщение и данный этап будет отмечен символом:

Данные о причине ошибки можно посмотреть в Журнале ЭДО по кнопке Открыть журнал.

При успешном завершении операции выгрузки документов в ЭДО выбранные документы отобразятся на вкладке ЭДО карточки договора и в пункте меню Документы — Реестр электронных документов.

Информацию обо всех произведенных выгрузках документов в ЭДО можно найти в пункте меню Документы — Журнал Электронного документооборота. Щелчком мыши Вы можете открыть на просмотр любую запись. Особенно актуальна такая возможность в случае возникновения ошибок, так как данный сервис позволяет увидеть подробное описание ошибки.

Функциональные возможности СБИС

На замену бумажным носителям пришел электронный документооборот. Через СБИС можно работать:

1. Штатным сотрудникам организации.

Организовать внутренний обмен письмами, заявлениями. Проводить совещания, видео конференции. Загружать со сканера, жесткого диска, из 1С или SAP акты, ТОРГ-12, счет-фактуры и выдавать их не распечатывая на принтере.

Рис 3: торги

2. Руководящим работникам.

Начальникам отделов, директорам, менеджерам доступна функция планирования: календарь задач. Участвовать в торгах, организованных на основании закона № 325-ФЗ от 21.11.2011 года, имея специальный цифровой ключ подписи. Финансистам и главным бухгалтерам: передавать в соответствующие структуры отчетность, отвечать на требования ИФНС, направлять документы для камеральной проверки.

3. Сторонним представителям бизнеса.

Клиенты обмениваются сообщениями, передают на согласование и подпись контракты и отгрузочные документы. Передача происходит конфиденциально. Прочие пользователи ознакомиться с перепиской смогут после того, как им откроют доступ участники диалога.

Пользователям сервиса доступны возможности:

• Поиска, проверки надежности и платежеспособности клиента по ИНН;
• Приглашение контрагентов к электронной передаче документов;
• Хранение неограниченного количества информации;
• Входить в сервис без сложных настроек компьютера.

Справка! Квалификационный ключ ЭЦП обеспечивает защиту, заверяет декларации и отчеты по работе онлайн кассы в ИФНС. Конфиденциальность создают специализированные программы криптозащиты.

Как настроить формат отправки документов

После того, как обмен с контрагентом будет настроен, следует зайти в «настройки ЭДО» по этому контрагенту, и указать, в каком формате будут отправляться документы.

Чтобы сделать это:

• Отправьтесь в раздел «Администрирование», далее «Обмен электронными документами» – «Обмен с контрагентами» – «Настройки ЭДО». Лучше применять формат УПД.
• Найдите закладку «Настройки отправки», выберите документ и измените регламент ЭДО – нужно указать «УПД 2019».

рис 15. Настройка формата

Чтобы у электронного УПД был статус 1, на вкладках «Счёт фактура и первичный документ в одном документе» и «Счёт-фактура и корректировка в одном документе» следует поставить галочки.

# Особенности настройки карточки Организации-получателя

Настройка карточки получателя — индивидуального предпринимателя.

Приказом № ММВ-7-15/820@ предусмотрены разные поля-идентификаторы для покупателей — юридических лиц и покупателей — индивидуальных предпринимателей. В связи с этим при заполнении карточек индивидуальных предпринимателей необходимо иметь в виду следующее.
Организация считается индивидуальным предпринимателем при одновременном выполнении двух условий:

1. значение ИНН имеет 12 знаков;
2. поле КПП не заполнено.

Кроме этого для корректной выгрузки в систему электронного документооборота в карточке индивидуального предпринимателя на вкладке Представители должна быть запись с типом Руководитель, содержащая фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя.

Настройка карточки получателя — подразделение организации

В случае, если у организации — получателя несколько обособленных структурных подразделений, которые имеют каждое свой код подразделения, требуется добавить параметр ЭДО_КОДФИЛИАЛА на карточке соответствующего подразделения с указанием его кода:

Код подразделения предоставляет организация-получатель документов ЭДО.

В случае применения параметра ЭДО_КОДФИЛИАЛА файл выгрузки на стороне оператора будет выглядеть следующим образом:

Подробнее о сервисе

СБИС – единое пространство, удобные инструменты для совместной работы и коммуникаций. Сеть деловых коммуникаций. Переписки с контрагентом или внутри компании.

• оператор электронного документооборота;
• федеральный удостоверяющий центр;
• сертифицированный EDI – провайдер;
• поставщик и сервисный центр ККТ;
• ОФД, аккредитованный ФНС.

СБИС уже содержит готовые технологические решения для всех отраслей бизнеса, кейсы внедрений с любыми компаниями, любого масштаба в этих отраслях.

Возможности СБИС:

1. Просмотр досье на нового контрагента.
2. Распределение сотрудников.
3. Трёхсторонний документооборот.
4. Копия документа в один клик.
5. Поиск торгов по всем площадкам.
6. Умный поиск и точный подбор.
7. Глубокая аналитика.
8. Командная работа над тендером.

Фишки СБИС:

• EDI и ЮСДО в одной системе;
• электронные документы с физ. лицами;
• доступ из любой точки мира;
• не требует обновлений;
• любое количество пользователей;
• у каждого сотрудника свои права.

Что значит ЭДО и зачем он нужен?

Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.

Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.

Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.

Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.

Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.

Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:

1. Сотрудник одной из организаций формирует документ.
2. Затем работник должен подписать его своей электронной подписью и послать через систему ЭДО получателю.
3. После ознакомления с документом сотрудник компании-адресата проставляет свою ЭП, после чего в первую компанию поступит уведомление. Это означает, что можно приступать к описанным в документе действиям: начинать отгружать товары, переводить оплату и т.д. Также получатель может отклонить документ, если в него необходимо внести исправления.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Подписаться

Подробнее про документы

В СБИС собраны все направления для документооборота в одном окне.

Поиск документов в СБИС

Согласование входящих документов

Большинство входящих документов так или иначе проходят процедуру согласования внутри компании.

Если она у вас организована в своей компании, то СБИС сможет загрузить документы в вашу систему документооборота.

Но если она у вас пока не организована, не автоматизирована, то вы можете очень просто и комфортно настроить маршруты согласования в системе.

В системе есть наглядный графический редактор. Где мышкой без программирования, двигая блоки и соединяя их стрелками, вы можете задать маршрут для согласования документов.

Как запустить согласование документов?

Установка компонентов ЭДО в 1С

Переходя к практике, рассмотрим установку «1С-ЭДО» по этапам. Разобран будет самый частый случай, в котором организация использует «1С:Бухгалтерию» 3.0.

Сначала нужно убедиться, что ЭЦП есть на рабочем компьютере. Подойдёт такая же, как применяемая для сдачи отчётности.

Если ЭЦП нет или срок её действия закончился, следует подготовить заявление на выпуск нового сертификата – и сделать это прямо в программе «1С:Бухгалтерия». Для этого зайдите в раздел «Администрирование», после чего:

• выберите «Обмен электронными документами» – «Настройка электронной подписи и шифрования» – «Добавить» – «Заявление на выпуск сертификата»;
• вы увидите форму подачи заявления;
• заполните необходимые поля, передайте менеджеру организации, которая сопровождает вашу программу «1С», нужные документы;
• ЭЦП будет выпущена в течение суток, чтобы узнать о готовности откройте заявление и обновите его статус.

Ещё следует включить в «Учётную политику» возможность электронного документооборота с контрагентами.

Операторы ЭДО

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.

Переход на электронный документооборот

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?

1. Необходимо сообщить контрагентам, что вы внедряете в своей компании электронный документооборот.
2. Нужно приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. Своя ЭП должна быть у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании.
3. Если вы собираетесь обмениваться документами через оператора ЭДО, необходимо выбрать оператора, заключить с ним соглашение, после чего зарегистрироваться в сервисе.
4. Теперь у вас появится возможность загрузки готовых электронных документов в личный кабинет, после чего вы сможете подписать их электронной подписью и отправить выбранному в списке доступных контрагентов получателю.

Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.

Промокоды на Займер на скидки

Займы для физических лиц под низкий процент

• Сумма: от 2 000 до 30 000 рублей
• Срок: от 7 до 30 дней
• Первый заём для новых клиентов — 0%, (для повторных — 1%), скидки по промокоду

Рекомендуем использовать для сдачи отчетности онлайн-версию СБИС. Она удобнее, не требует обновления, имеет больше функций — ЭДО, все о компаниях и владельцах, ОФД и ЕГАИС, поиск и анализ закупок, а также обладает рядом других преимуществ.

После переноса программы на другой компьютер, СБИС 2.4 не видит сертификат плательщика.

В облаке особые требования к внешним разработкам и разработки для ЭДО этих компаний этим требованиям не удовлетворяют, администраторы 1С ФРЕШ проводят специальный аудит всех доработок.

Мнение эксперта
1С:Эксперт по технологическим вопросам
Задавайте мне вопросы, и я помогу разобраться!

Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще , можно сохранить электронную Товарную накладную вместе с электронной подписью. Сбис плагин: бесплатное скачивание и установка, личный кабинет, вход по сертификату Обращайтесь в форму связи

Как выглядит обмен документами между организациями

Для любого документооборота между организациями важно иметь юридическую защиту каждого договора, счета, накладной и т.д. Чтобы понять, как это работает, рассмотреть, как компании обмениваются документами и подписать их

этот процесс выглядит так:

1. Компания создает первичный документ, например, договор. В связи с этим возникает еще одна проблема, связанная с созданием крупных предприятий согласования и корректировки.
2. Договор под началом и целью другой организации.
3. Организация рассматривает его и либо подписывает, либо предлагает дополнительные корректировки.
4. Таким образом, договор снова оказывается в руках отправителя. Отправитель вносит правки и заново направляет договор на подписание контрагенту.
5. Подписанный обеими сторонами договор регистрируется и отправляется на хранение.

На каждом из этих шагов легко потерять данные, совершить ошибку, в конце концов, потерять сам документ, особенно, если вы работаете с бумажной версией. Нельзя исключать и человеческий фактор, недобросовестность и небрежность в работе кого-нибудь из сотрудников. Поэтому электронный документооборот так распространен —  он значительно упрощает весь процесс, помогает сократить затраты и гарантирует прозрачность и безопасность. Работать с электронными документами можно как в СЭД, так и без нее. Второй вариант менее предпочтителен с точки зрения эффективности и безопасности.

Преимущества «1С-ЭДО»

Сервис «1С-ЭДО» предназначен для обмена с контрагентами через интернет юридически значимыми документами, такими как счета-фактуры, договоры, соглашения, акты, накладные – и так далее. Пользоваться сервисом куда удобнее, чем вести документооборот в бумажном виде, в результате он получает всё большее распространение.

Перечислим основные преимущества 1С-ЭДО:

• юридически значимые документы с ним оформляются и обрабатываются быстрее;
• пакет документов контрагенту передаётся быстрее, в результате снижаются сроки закупок, отгрузок, возмещения НДС, получения оплаты от клиентов, к тому же снижаются и затраты на документы;
• потеря документов исключается;
• затраты на хранения и утилизацию бумаг также снижаются, чтобы найти документы в архиве требуется меньше времени – в ЭДО все документы «под рукой», причём сколь угодно долго;
• предоставление документов в контролирующие органы производится по тем же каналам, по которым сдаётся отчётность, путём выгрузки вместе с квалифицированной электронной подписью (ЭЦП).

Итоги

В статье были рассмотрены основные действия по настройке и подключению системы «1С-ЭДО». Использование системы можно начать когда угодно, подключившись к сервису бесплатно. Также бесплатно и получение входящих документов, а оплата исходящих зависит от тарифа на подписку «1С:ИТС».

Многие поставщики и покупатели уже работают с ЭДО и готовы обменяться приглашениями, после чего юридически значимые документы можно будет доставлять и подписывать за секунды.

Как открыть свой бизнес в Казахстане иностранцу-резиденту из России, Кыргызстана, Беларуси, Армении и Таджикистана?
Что изменилось в финансовой отчетности по МСФО?

Заказать помощь специалиста 1С