Внедрение kpi в компанию: как разрабатывать и контролировать

Казнить нельзя помиловать

Мы близки к завершению, но остался один вопрос, который может заинтересовать начинающего предпринимателя. Нужно ли мне это? Давайте рассмотрим в каких случаях KPI будет совершенно лишним.

Для начала, если в бизнес-проекте работает 5-10 сотрудников. В таком случае руководитель, а именно такую роль играет основатель бизнеса в малых предприятиях, действительно может ориентироваться в производительности каждого из сотрудников без дополнительных вычислений.

Вдобавок, на некоторые позиции в бизнес-процессе невозможно внести какую либо количественную оценку. Пример дизайнера уже был озвучен, но сюда можем отнести и ремонтников бытовой техники. Какой у них может  быть KPI?

Допустим, клиент сдает стиральную машинку в ремонт. Предположим, что нам нужно оценить эффективность работы мастера. Каким образом это можно сделать? Временем, потраченного на ремонт? Нет, ведь быстро не всегда означает хорошо.

Или же количеством положительных отзывов? Возможно, но не всегда довольные клиенты оставляют отзыв. Обычно совсем наоборот: негативными эмоциями люди делятся значительно чаще.

Вместо заключения и итогов

Учитывайте, что не все должности могут быть стандартизированы, как в вышеперечисленных примерах.  Помните, что при внедрении системы KPI есть вероятность, что в гонке за показателями сотрудники будут забывать о качестве работы.

Хотя здесь многое зависит от реалистичности поставленных задач, но все же задумайтесь, что для вас важно на данном этапе. Количество или качество? Десять раз подумайте НУЖНО ли это, перед тем КАК внедрить)

На этом все. Надеюсь, KPI что это такое простыми словами вам уже полностью знаком. Я постарался максимально упростить все термины, однако если что-то в данном материале непонятно лично вам, то можете оставить свой комментарий. С радостью отвечу на любые вопросы.

До связи!

Ваш Дмитрий Стадник.

4.2
6
votes

Рейтинг статьи

Этапы внедрения системы KPI в компании

Цели и разработка стратегии

Система KPI подразумевает интеграцию глобальных целей компании и личных целей конкретных сотрудников. Её внедрение помогает достичь нескольких целей:

• Увеличить мотивацию сотрудников и рост основных показателей работы предприятия.

• Выстроить чёткую систему ближних и дальних целей компании, чтобы последовательно их достигать.

Начать желательно с того, чтобы чётко выстроить цели компании в иерархическом порядке, а затем поделить их на ближние и дальние

Самое большое внимание следует уделить этому пункту, иначе всё дальнейшее не имеет смысла. Затрачивать большие деньги и направлять усилия сотрудников на достижение неприоритетных целей — это очень провальная стратегия, которая принесёт только негативные результаты

Выстраивание иерархии целей — работа не для одного человека и не на один день. Чем больше будет собрано и обработано информации, чем больше сотрудников и руководителей подразделений смогут высказаться по такому вопросу, тем больше вероятность, что список целей будет соответствовать внутренним возможностям и потребностям компании.

Подготовка сотрудников

Никак нельзя сказать, что система KPI может быть внедрена в деятельность компании легко и незаметно для персонала. Нет, обычно желание руководства её внедрить сталкивается если не с протестом работников, то по крайней мере с большим количеством вопросов.

Самые частые ошибки руководства на этом этапе:

• Отсутствие должного разъяснения сотрудникам, зачем нужна такая система. Если она вводится «по указке сверху», а мнение сотрудников не учитывается, то это худший пример мотивации при попытке внедрить как раз систему мотивации.

• Фактическое урезание зарплат.

Система мотивации предполагает, что не менее 25% дохода сотрудник получает за эффективность. При внедрении KPI показатели эффективности должны вырасти. Грамотное использование KPI предполагает дополнительные расходы компании на мотивационные надбавки.

Если же руководитель идёт по пути экономии, то сотрудник, который получал, условно говоря, ставку 10 000, после перехода на KPI будет получать ставку 7 500, а чтобы получить свои привычные 10 000, ему нужно показать чудеса эффективности.

Пример созданного на платформе Comindware отчета по ключевым показателям сотрудника

Так лучше не делать, это сильнейший удар по мотивации, который даже может подтолкнуть сотрудника к поиску нового места работы.

Прежде чем внедрять KPI, очень рекомендуется подготовить к этому сотрудников, лучше всего постепенно. Если сотрудники пока не готовы, не помешает перенести внедрение данной системы, потому что хороший результат она принесёт только на почве благосклонности персонала к вносимым изменениям и понимания, зачем они нужны.

У Comindware есть пример внедрения KPI-системы на отечественных предприятиях, когда удалось быстро преодолеть негатив сотрудников.

Выбор подходящих KPI

С тактической стороны система KPI сводится к контролю и учёту показателей работы каждого сотрудника, отдельных команд и компании в целом, после чего на основании этих данных рассчитываются вознаграждения сотрудников, оценивается необходимость реструктуризации и/или обновления планов компании.

Очень важно здесь составить грамотные формулы, в идеале предварительно добившись согласия каждого сотрудника получать вознаграждение с учётом этих формул. Показатели не должны быть размыты и не должно быть так, что на вознаграждение специалиста влияют показатели, на которые сам он влияет очень слабо

Выбор подходящих KPI, просто измеряемых и сбалансированных — один из ключевых факторов успеха внедрения системы KPI. В выборе личных KPI для сотрудников могут помочь доступные в интернете шаблоны матриц KPI, выбор групповых и общекорпоративных KPI стоит доверить ответственной группе сотрудников или обратиться к стороннему консультанту.

При правильном внедрении системы KPI ключевые показатели сотрудников растут, потому что каждый видит чёткую связь между ними и своим доходом.

Автоматизация системы KPI

Когда все вопросы перечисленные выше решены, самое время заняться автоматизацией продуманной системы KPI с использованием программного решения, которое способно:

• Упростить процесс планирования деятельности и выбора KPI для достижения ключевых целей компании.

• Собирать данные о фактических показателях эффективности из используемой CRM-системы.

• Сводить данные о плановых и фактических показателях в общую базу для дальнейшей обработки.

• Рассчитывать вознаграждения сотрудников.

• Формировать отчёты по эффективности отдельных сотрудников и подразделений.

Пример бизнес-процесса для оценки целевых показателей сотрудников компании

Плюсы и минусы

Очевидными плюсами внедрения KPI можно считать:

• реальное влияние на эффективность работы персонала без непосредственного участия руководства;
• возможность обнаружить проблемы в функционировании фирмы и исправить положение дел оперативно;
• стандартизацию рабочего процесса, упрощение регулярного контроля, быстрое видение результатов.

К минусам внедрения KPI можно отнести:

• недостаточное число специалистов по внедрению на рынке труда;
• относительную дороговизну процедуры;
• отсутствие возможности с помощью коэффициентов влиять на нестандартные ситуации, оценивать эстетическую стороны работы персонала.

В некоторых областях введение KPI может лишь навредить – например, в сферах, связанных с творческой работой персонала.

Как разработать KPI для конкретного подразделения, примеры

Хотя грамотная разработка коэффициентов эффективности – индивидуальный процесс, выполняемый с учетом всех специфических особенностей компании или производства, все ж можно привести примеры типовых разработок. Особенно это применимо для служб с типовым функционалом, например, бухгалтерии. Приведем ниже несколько примеров. При этом следует учесть, что правильно созданные системы KPI учитывают также коэффициент загруженности, если он более 100% — сотрудник и премируются, если он падает ниже 70% — штрафуется руководитель, поскольку не смог обеспечить сотрудников работой.

Более подробно о KPI, его разработке, внедрении и использовании можно узнать, просмотрев запись вебинара.

https://youtube.com/watch?v=sLfkiaeva_A

Для чего нужен KPI

KPI полезен для оценки работы. KPI рассчитывается не только для отдельных рабочих единиц, но и для отделов, предприятия, фирмы. Коэффициент дает стимул сотрудникам работать продуктивно, повышается интерес и мотивация к работе.

Хорошо ли работает сотрудник? Чтобы оценить его работу используем специальный показатель, который в том числе позволяет сравнить оценку и результаты с другими специалистами.

За счет сравнения KPI и применения усилий на «узких» местах — растут экономические показатели. Измерять эффективность — это только начало, чтобы был результат, надо брать те аспекты, что дали низкие показатели и дорабатывать их, или, если это касается работников, искать новых или как-то мотивировать имеющихся.

Само по себе вычисление КиПиАй — ничего, кроме информации не даёт.

Незаменим KPI в местах, где работает много менеджеров, страховых агентов и тд.

Виды KPI в зависимости от времени

• Запаздывающие. Отражают деятельность предприятия, фирмы или отдела по факту. Это не что иное, как итоги конечной работы в цифрах.
• Оперативные. Отражают промежуточные показатели деятельности компании. Дают представление о работе сотрудников по месяцам, кварталам или другим временным промежуткам.

Основные виды KPI

Есть ряд критериев распределения КПЭ по типам. Их четыре:

• Расходы — считается объем затраченных ресурсов (финансовых, материальных) для достижения определенных целей с учетом принятых возможных отклонений.
• Производительность — оценивается нагрузка на весь персонал компании, в том числе бюджет сотрудников и структурных единиц.
• Эффективность — сравнение показателей между собой. Допустим, численность новых лидов, пришедших по рекламе, соотносится с ее бюджетом.
• Итоги — анализ результатов работы специалиста, подразделения или отдела, компании в целом.

Кроме того, система KPI для менеджеров по продажам может быть двух типов – опережающая и запаздывающая (результативная). Их разницу рассмотрим на примерах.

Первыми КПЭ отдела сбыта являются: конверсия в различных фазах сделки, шаблонный норматив характера звонков, др. Ко вторым (результативным) метрикам относятся планы продаж, прибыли, числа новых клиентов. Иначе говоря, сначала проверяются текущие (рабочие) показатели, затем рассматривают стратегические.

Коль речь зашла о продажах, стоит заметить, что метрики эффективности необходимо разносить по области их применения в отдельно взятых сферах.

Интернет-маркетинг

При продвижении онлайн система KPI может включать такие показатели:

• ROMI (ROI) — рентабельность издержек на маркетинг. Он отражает окупаемость вложений бизнеса в рекламные мероприятия. Это одна из важных метрик в работе маркетологов. ROMI выше 100 % указывает, что издержки на рекламу перекрыли поступившие с нее заказчики.
• CTR — часть лидов, кликнувших по объявлению, а проще говоря, кликабельность рекламы. С помощью Click-Through Rate оценивают креативы.
• Цена каждого лида — стоимость звонка компании и оформления онлайн-заявки.
• Численность лидов — количество обращений к продавцу.

Это лишь краткий список коэффициентов для оценки эффективности работы бизнеса.

Продажи

Система KPI для работников торговли позволяет оценить объем и качество проведенной работы и оказанных услуг. Выбор метрик здесь различен и зависит от сферы деятельности компании, модели ее бизнеса и др. Ключевые показатели для продавцов – это:

• количество встреч, презентаций, сделок и взаимодействий;
• сумма среднего чека;
• средний цикл сделки;
• число новых клиентов или удержанных заказчиков;
• численность возвращенных покупателей.

Общий комплекс данных продавцов и маркетологов поможет обозначить метрики по ходу всей воронки. В результате уровень КПЭ будет высоким. Эти коэффициенты позволяют оценить, насколько эффективно развивается ваш бизнес.

HR-менеджмент

Чтобы плодотворно управлять сотрудниками, кадровики используют набор специальных метрик эффективности. Кроме данных о текучке кадров анализируется качество подбора персонала, корреляция ушедших по согласию с уволенными, тенденции в карьерном росте

Что важно для отдела кадров – число оформленных пропусков, уровень преданности персонала общему делу и удовлетворенность своим трудом.

Плюсы и минусы ключевых показателей эффективности

Лучше всего KPI работает в крупных компаниях, где сложнее оценить вклад отдельного работника в общее дело. Кроме того, в больших фирмах, как правило, выстроена система внутренних регламентов, положений, должностных инструкций. KPI хорошо подстраивается в эту структуру и позволяет связать её в единое целое.

Кроме измерения эффективности, у KPI есть и другие важные достоинства.

Достоинства

• Анализ ключевых показателей позволяет выявить сильные и слабые стороны работы организации, своевременно определить факторы, которые помешают достижению планов.
• Прозрачность оценки труда работника. Каждый знает за что ему платят, исключается фактор необъективности оценки и использования личных связей.
• Возможность прогнозирования и планирования деятельности на долгий период — 3 – 5 лет.
• Персональная ответственность работника за результат работы.
• Ещё на уровне планирования позволяет выявить, приведёт ли придуманная вами задача к достижению цели или нет, в противном случае её можно исключить из списка.

Однако у некоторых достоинств модели есть и обратная сторона. Прозрачность оценки труда оборачивается непониманием сотрудниками поставленных задач, их несогласием принимать новую систему. Как правило, это проблема сотрудников, которые давно работают в фирме, связанная с естественным неприятием всего нового.

Система позволяет справедливо оценить вклад каждого работника в общее дело

Недостатки

• Слишком большое количество показателей ведёт к путанице сотрудников и низкой доле каждого коэффициента в общем итоге работы компании.
• Слишком большая доля одного показателя приводит к перекосам в системе.
• Заведомо недостижимые критерии приводят к демотивации персонала.
• Дополнительные затраты времени и средств на организацию внедрения системы, её отслеживания и корректировки.
• Не все направления деятельности сотрудников можно адекватно оценить измеримыми показателями. Это относится к обеспечивающим подразделениям: бухгалтерия, юридический отдел, отдел делопроизводства.
• Внедрения некоторых KPI может привести к снижению качества работы. Например, показатель «количество холодных звонков клиентам» может обернуться неполной проработкой клиента, потерей возможных контрактов.

Для некоторых профессий (условно их называют «творческими») очень трудно придумать показатели, которые бы реально отражали эффективность работы. Как можно измерить труд дизайнера рекламного баннера? Если измерять количество подготовленных баннеров, это может привести к снижению качества, а оценивать полученный эффект от каждого баннера — затратно, отсрочено во времени, а зачастую и совсем невозможно.

Советы по внедрению системы

Указанные недостатки позволяют сформулировать несколько советов по внедрению KPI:

1. Показателей должно быть немного, они должны быть простыми в понимании и расчёте.
2. Каждый показатель надо проверять на соответствие итоговой цели.
3. Для некоторых областей бизнеса или профессий вводить KPI не имеет смысла, а если всё-таки решились, не забудьте досконально проработать каждый из показателей.
4. Показатели должны быть реально достижимыми и соответствовать сфере ответственности работника.

В мелких фирмах внедрение системы KPI, скорее всего, не будет оправданным.

Этапы внедрения системы KPI

Первое, с чего следует начинать внедрение KPI на предприятии, это с душевного разговора с сотрудниками. Я серьезно). Можете даже в честь этого провести корпоратив, приуроченный ко дню основанию компании или что-то в этом роде.

Главное рассказать всем сотрудникам, что такая неприятная, на первый взгляд, вещь как KPI, плотно стучится в дверь вашего офиса. Но от сотрудников почти ничего нового не требуется. Они также как и раньше должны выполнять свои обязанности на прежнем уровне и плюс выделить 1 час времени в неделю на отчетность.

Затем выбирается тестовая группа. Например отдел продаж или отдел доставки. Не следует начинать внедрение KPI сразу для всей компании. Лучше выделить отдельный испытательный полигон под это дело. В случае, если в вашей компании работает 5-10 человек, то выберите для нововведения 1-2 сотрудника. А дальше действуем по шагам.

Определяем стратегические показатели

Для каждого бизнеса такой список показателей будет индивидуальным и зависеть от многих факторов. Но выделим следующие критерии, которые могут подойти в 90% случаях.

1. Трафик или количество посетителей
2. Количество привлеченных лидов
3. Среднее значение целевых клиентов
4. Конверсия продаж
5. Количество повторных продаж
6. Оценка качества обслуживания
7. Возврат инвестиций с одного клиента
8. Средний чек
9. И так далее

Разработка системы показателей

После формирования списка основных результатов, нужно определить их приоритет между собой

Исходя из важности того или иного показателя, добавляется его вес относительно общей стратегии развития

Например, конверсия продаж будет важнее, чем оценка качества обслуживания. Это значит, что у этих целей будут разный вес и они будут по разному влиять на заработную плату сотрудников.

Распределение показателей

На этом шаге мы объясняем сотрудникам кто за что отвечает и к каким цифрам нужно стремиться в будущем периоде. Если работник будет знать конкретно свои задачи, то его эффективность работы будет на порядок выше.

Дополнительно на этом этапе внедряется строгая документация новых метрик для сотрудников, прописываются должностные инструкции, документально фиксируются основные критерии.

Разработка системы мотивации

Казалось бы, здесь все просто. Чем лучше работает сотрудник, тем больше денег он получает. Но кроме повышения премии есть и другие способы подтолкнуть работника к более эффективной деятельности.

Например, за выполнение определенного показателя, можно предоставить возможность бесплатно пройти тренинг по повышению квалификации. Или же раз в месяц выбирать лучшего сотрудника отдела. И так далее.

Внедрение расчетов

На этом этапе прописываются все схемы и формулы расчета KPI в виде таблицы или табеля. В зависимости от специфики бизнеса, он может быть в электронном виде или же в распечатанном.

В обязанности сотрудников будет входить занесение реальных данных в каждую клеточку показателя за определенный период. Запланированные значения должны быть распределены ответственным лицом за обслуживание KPI системы.

Контроль

Не забываем, что все это дело нужно контролировать. Обычно за этим следят такие мрачные ребята в длинных кожаных плащах). Их еще называют супервизорами. Этих коллег, как правило, никто не любит, ведь это они отбирают честно заработанные деньги у других сотрудников).

После этих шагов система KPI тестируется несколько пробных периодов, ну а далее с малой группы переносится на остальные подразделения компании.

Как правильно внедрить

Внедрение показателей требует времени и сил, четкой последовательности действий, основанной на прохождении нескольких этапов. Среди них:

Определение целей и разработка стратегии. Как уже стало понятно, KPI интегрирует глобальные цели компании с личными целями сотрудников. Лучшим вариантом будет четкое выстраивание целей в виде иерархии, деление их на далекие и близкие. Это один из основополагающих пунктов и без него нет смысла двигаться дальше. Определение целей — долгая работа не на один день и не для одного человека. Экономика предприятия на этом этапе должна быть изучена полностью.
Подготовка работников. Не получится внедрить систему без легкости для персонала и незаметности

Желание руководителей внедрить такую систему встречается недовольством и протестом рабочих, большим количеством вопросов о важности и необходимости KPI. Чаще всего руководство совершает следующие ошибки: не разъясняет рабочим важность и нужность системы, и урезание заработных плат

Это худшее, что можно придумать, так как мотивации работать по новому порядку и с более низкой оплатой труда не будет никакой. Мотивация должна быть в том, что четверть премии рабочий может получить за свою эффективность и так далее. Перед внедрением следует подготовить сотрудников к постепенному переходу. Если они не готовы, то, возможно, следует перенести внедрение.
Подбор подходящих показателей. Система призвана контролировать показатели работы как каждого сотрудника, так и отделов или всей организации. На основании этой информации рассчитываются компенсации и премии. На этом этапе следует подобрать правильные формулы расчета эффективности и получить согласие человека работать по ним и получать вознаграждения. Не должно быть такого, что на премию будет влиять параметр, который неподвластен сотруднику. Необходимо выбрать простые и прозрачные, легко измеряемые и сбалансированные показатели KPI. Помочь в этом могут готовые матрицы KPI, находящиеся в свободном доступе. После этого происходит внедрение.
Автоматизация. После решения всех вопросов, можно автоматизировать систему с помощью ПО. Это способно заметно упростить процессы дальнейшего планирования, собрать данные в режиме реального времени без участия человека, рассчитать вознаграждение сотрудника, сформировать отчет о проделанной работе и многое другое.

Зачем разрабатывать систему KPI

Не все организации и предприятия применяют в своей практике систему KPI. Обычно в таких фирмах эффективность деятельности персонала в целом и каждого отдельного сотрудника в частности оценивается начальством субъективно. Ключевые показатели эффективности позволяют провести количественное измерение вклада работников в функционирование субъекта хозяйствования.

Кроме того, применение KPI дает возможность выявить процессы, которые являются неэффективными, то есть приносят лишь убытки, а также те, на которые важно сделать акцент для достижения более высоких результатов деятельности. Особенность системы KPI состоит в том, что показатели в ней легко измеримы и прослеживаются во времени

Подробнее

Если система ключевых показателей эффективности разработана и внедрена успешно, это позволяет организации проводить качественный анализ деятельности, неважно, успешной или не очень. Чтобы определить, верны ли KPI, их проверяют через СМАРТ-фильтры

Каждый из ключевых показателей должен:

• рассчитываться для конкретной цели;
• оценивать реальную деятельность фирмы;
• отражать эффективность;
• характеризовать определенный временной период.

Систему ключевых показателей эффективности можно сравнить с такими измерительными приборами, как термометр или барометр. По движению шкалы на градуснике можно предположить, как изменится погода в ближайшее время. Так и по изменению показателей системы KPI можно спрогнозировать, подъем или упадок грозит бизнесу

Правда, для этого важно оценивать сразу группу коэффициентов

Показатели эффективности деятельности предприятия изменчивы. На их колебания влияет множество рыночных факторов. Если не совершенствовать систему KPI и оценивать одни и те же коэффициенты, есть риск, что такой анализ станет неактуальным.

KPI позволяет проводить соотнесение результата и ресурсов, затраченных на их достижение. Поэтому данную систему можно использовать при планировании и контроле.

Приведем пример.

Некоторые показатели, которые можно использовать при планировании деятельности отдела закупок компании:

• процент поставок сырья и материалов, сделанных в срок — 99 %;
• уровень брака при закупке сырья и материалов — 1 %.

Далее, необходимо рассчитать фактические значения приведенных показателей. Если есть существенное негативное отклонение, необходимо разрабатывать и внедрять мероприятия, направленные на улучшение ситуации.

Суть применения системы KPI в том, что для каждой компании разрабатывается комплекс тех показателей, с помощью которых можно оценить именно данный бизнес. Эти коэффициенты не абстрактные, они не выдуманы из воздуха, а дают конкретные ответы на вопросы относительно эффективности деятельности фирмы. Когда анализ результативности функционирования субъекта хозяйствования делается без привязки к конкретным целям и специфике деятельности, процессы планирования, прогнозирования и контроля становятся недейственными.

Источники:

• BusinessMirror: More Frequent Sales Quotas Help Volume but Hurt Profits
• HH.ru: Подробно про KPI для HR: с анализом метрик и практическими примерами
• Key Performance Indicators: The 75 Measures Every Manager Needs to Know // Pearson Education Limited. Bernard Marr. 2012.
• Salesforlife.com: No Commissions, No Quota: The Future Model for Sales
• SuperJob.ru: В новом году стабильности на работе ждут больше, чем карьерного роста
• Taxnet.ru: Плюсы и минусы системы KPI
• The New York Times: Voices From Wells Fargo: ‘I Thought I Was Having a Heart Attack’
• Хабр: «Система KPI в компании: как не пойти на три буквы

Формулы

Чтобы оценить всех, кто работает в организации, по КиПиАй разрабатывается матрица, или указ о целях. Общая форма выглядит так:

Рассчитывается так:

G=((F–С)/(D– C))*100%.

Пояснения:

1. Ключевые показатели – то, что работодатель хочет получить от персонала. При этом, в зависимости от занимаемой должности, человеку будут предъявлены определенные критерии.
2. Веса – указываются числа в диапазоне в интервале от 0 до 1, где один является наиболее высоким значением. Показывает приоритеты, которыми наделен предыдущий столбец с учетом задач организации.
3. База – самые минимальные цифры, которых нужно придерживаться. Все, что находится ниже, считается отсутствием результата, становится вопрос о необходимости такого сотрудника.
4. Норма – то, сколько было достигнуто за аналогичный промежуток, который был до этого. Это требуется выполнить каждому работнику в обязательном порядке. Если получилось меньше, значит, не справился со своими обязанностями.
5. Цель – необходимо достичь в указанный срок. Он призван стимулировать персонал на получение наилучшего положения.
6. Факт – сколько по итогу заданного периода.
7. Индекс дает понятие о том, как полученное разнится с нормативом.

Методики расчета зарплаты с применением KPI

Перед тем как приступить к созданию своей методики, важно осознать, что нет готовых решений. Эффективно будет работать только индивидуально созданная, уникальная система зарплаты для каждой должности организации

А также не следует упускать из виду цель, ради которой и совершаются все труды, – важна мотивация сотрудников достигать результата сверх установленной нормы и стремиться к указанной сверхнорме. Все ориентиры должны быть реалистичными и достижимыми.

Разработкой системы оплаты труда с учетом показателей KPI на предприятии занимается, как правило, HR-специалист в соавторстве с руководителем каждого подразделения.

Вместе они должны выбрать для каждой должности ряд ключевых показателей эффективности деятельности и назначить каждому критерию удельный вес в процентах в общей системе таким образом, чтобы суммарный вес составлял 100%. Критериев может быть сколько угодно

Но важно понимать, что, чем их больше, тем меньший удельный вес будет иметь каждый из них. «Золотая середина» – 5-6 компетенций

Чем меньше удельный вес критерия – тем меньше у работника мотивации следить за его нормой и стремиться к сверхнорме. Если же конкретным критериям придан слишком серьезный вес – работа может идти с «перекосом» на эти показатели

При этом у сотрудника нет мотивации акцентировать свое внимание на «мелочах», ведь за них платят мало

Да, не у каждого критерия может быть установленный показатель базы (наихудший допустимый результат), нормы и сверхнормы. Иногда (если речь идет, например, о фатальных для предприятия ошибках) может быть просто указатель «да/нет». Если ошибки нет – норма выполнена. Если ошибка есть – премии нет вообще, несмотря на остальные показатели. Система KPI может иметь несколько уровней контроля и множество условий.

Считается, что грамотно построенная система KPI не ограничивается только набором личных показателей. Вторая ее ступень – вклад в коллективные достижения внутри подразделения. Показатели могут быть как количественные, так и качественные, но для возможности исчисления результат должен измеряться в % либо по 100-балльной шкале.

По прошествии заданного периода нужно оценить каждый показатель, насколько он выполнен. Удобно для этого использовать следующую формулу:

Результат % = фактический результат – база / норма – база х 100%.

Для дальнейших расчетов потребуется вспомнить удельный вес каждого показателя. И умножить результат на вес. Затем сложить полученные цифры. Вот готовая оценка деятельности за период.

Как она будет превращаться в деньги – это вопрос:

1. Можно сделать премию зависимой от оклада. То есть добавляться будет заработанный процент от окладной части.
2. Можно установить несколько уровней премий. Например, при выполнении конкретных условий (итоговой оценки выше заданного значения) добавить фиксированный бонус.
3. Вы можете ориентироваться не на оклад, а на назначенный вами суммарный премиальный фонд сотрудника. Тогда он распределяется по каждой компетенции в зависимости от ее удельного веса. То есть максимальное значение премии равно премиальному фонду сотрудника, умноженному на удельный вес компетенции. Затем рассчитываем реальную премию по каждому критерию: максимальная премия х фактический результат – норма / сверхнорма – норма. И суммируем итоговые цифры, получая общий бонус.

Стоит ли применять такую методику ко всему коллективу

Многие руководители стремятся к единообразию во всем. Чтобы столы у всех были одного размера, ответ на каждый корпоративный звонок начинался с вызубренного телефонного приветствия, зарплата начислялась всем по одному принципу.

Тем не менее применение KPI ко всем сотрудникам без исключения не оправдано. Есть должности, работу которых очень сложно разложить на количественные показатели. Например, как «посчитать» качественную работу офис-менеджера? По количеству отправленных документов, отвеченных звонков, довольных кофе посетителей? Или сотрудника финансового отдела, или системного администратора?

Кроме того, разработка системы занимает немало времени, а подсчет результатов ежемесячно иногда требует нескольких дополнительных часов работы. И как точно и справедливо посчитать вклад бухгалтера в сдачу отчетности?

Иногда лучше прописать подробную должностную инструкцию и мотивировать сотрудников отсутствием ошибок, проверками контрольных точек, предложить награду за оперативность и отсутствие форс-мажоров.

Конечно, при желании возможно организовать систему оплаты труда на основе KPI для любого сотрудника. Но не всегда можно разработать объективные критерии и найти способ их подсчитать. Либо это будет сопряжено с серьезными вложениями в автоматизацию учета.

Пример расчета KPI

На рынке уже есть программы, которые автоматически и безошибочно вычисляют отношение достигнутых результатов по отношению к плановым (например, в CRM-системах). Однако не все они подойдут для специфичных KPI

Тем не менее, при расчете KPI важно работать с имеющимся данными

Рассчитаем вручную возможный KPI на примере маркетолога Ивана, на его оклад влияет плановое достижение конкретных показателей. Так, нам известно, что по итогам месяца Иван принес по факту компании 342 уникально-целевых, когда плановое значение KPI — 300.

Получается, что KPI перевыполнен на 14%. В итоге маркетолог получит не только фиксированный оклад, но и надбавку к зарплате эквивалентно перевыполнению плана. Так мы посчитали индивидуальный KPI. Но, как мы знаем, сотрудникам могут ставить несколько планов или «сверхзадач». Например, помимо KPI по уникально-целевым звонкам есть еще и цель по уменьшению стоимости лида. Пусть это будет 700 рублей за обращение.

Маркетолог Иван чуть-чуть не «дожал» этот KPI: по факту стоимость обращения вышла в 740 рублей. Делим, как и в первом случае, 700 на 740 и умножаем на 100%. План по этому показателю выполнен на 94%.

И если мы хотим узнать общий KPI, то надо сложить два известных нам KPI и поделить на количественно поставленных задач. То есть (94+114) / 2 = 104%. Так, благодаря несложным расчетам получили среднее значение KPI по отношению ко всем показателям. Соответственно, процент выполнения общего KPI тоже может влияет на итоговый размер вознаграждения.

Для продуктивной работы вашего бизнеса подключите сквозную аналитику Calltouch. Она подойдет для любого бизнеса, в котором есть расходы на маркетинг. Вы узнаете, что приносит вам целевой трафик и доход, сможете усовершенствовать рекламу, оптимизировать бюджет, выполнять KPI, экономить время.

Сквозная аналитика Calltouch

• Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
• Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Узнать подробнее