Делегирование полномочий простыми словами

Кому делегировать задачи?

Самая важная часть делегирования – поиск помощников. Это могут быть члены вашей семьи, дети, подчиненные или фрилансеры, которые могут работать, как офлайн, так и онлайн.

Когда я только начинала свой путь в делегировании, то очень много раз натыкалась не на тех людей. Меня обманывали, брали деньги и не выполняли работу, просто пропадали. Да, случилось всё то, чего вы так боитесь. Но я продолжила искать, дольше присматривалась и всё-таки нашла людей, которым я доверяю большую часть обязанностей.

Чтобы найти хорошего сотрудника, нужно:

1. Смотрите на отзывы, кейсы, рейтинг. Ищите человека с хорошими рекомендациями. Вы можете сами заниматься поиском или попросить об этом других – делегировать. Но перед началом работы всегда встречайтесь с кандидатом, чтобы обсудить цели, задачи и план работ.
2. Назначьте испытательный срок. За 1-2 месяца вам станет понятно, что за человек ваш новый сотрудник, можно ли на него положиться. Если на испытательный срок нет времени, дайте кандидату на должность помощника тестовое задание.
3. Не платите всю сумму. Сперва заплатите 50%, а оставшуюся часть после выполнения работы. Так вы не только обезопасите себя, но замотивируете сотрудника работать.
4. Об этом следующий пункт – мотивируйте. Когда вы нашли сотрудника, вы доверяете ему и довольны его работой, мотивируйте его работать ещё эффективней. Придумайте систему премий и награждений. Доказано, что прибыль компании, где сотрудники работают за процент от сделки, выше, чем когда все на только окладе.
5. Помните, что вы платите не за работу, а за время, которое он потратил, а вы нет. Даже, если сначала цена кажется завышенной, но человек – специалист в своем деле, то стоимость полностью окупиться.
6. Отказывайтесь от работы с человеком, если он вас не устраивает. Как можно быстрее. Иногда это сделать сложно, понимаю, но так вы быстрее начнете поиски другого помощника и быстрее облегчите себе жизнь.
7. Ищите тех, с кем вам комфортно. Человек может быть суперспециалистом, но вы не сходитесь во взглядах и вам неудобно вместе работать, процесс идет туго, задачи решаются через конфликты. А когда вы уверены в профессионализме помощника и вам приятно общаться с ним, работа будет идти легче и быстрее.

Вы можете искать сотрудников среди знакомых по сарафанному радио, разместив пост в Инстаграм, среди родственников или пользуясь специальными сервисами. Я подготовила подборку сайтов и сервисов, где вы можете найти помощников:

Я сама не раз пользовалась этими ресурсами. Здесь я нашла людей, которым смогла делегировать большую часть своих обязанностей. Подробнее о сервисах поиска помощников рассказала в видео.

Делегирование – важная часть жизни. Этот инструмент работает и в жизни, и в бизнесе. Посмотрите на любого успешного человека. Вот он, яркий пример делегирования. Человек занимается только тем, что ему нравится, развивается и как личность, и как бизнесмен, специалист, эксперт. У него есть время, чтобы заниматься своей работой, зарабатывать.
В этом основной плюс делегирования. Вы отсекаете, убираете из жизни всё лишнее и оставляете только то, что вам действительно по душе.

Делать первые шаги в делегировании нелегко и даже страшно. Я уж точно знаю. Как начать делегировать и как делать это правильно я рассказываю на курсе «ТаймБаланс». Учу через свой горький опыт. Я прошла все стадии делегирования от «я сделаю всё сама», до «как же здорово, что я это больше не делаю».

Раньше я взваливала на себя кучу обязанностей, рабочих и домашних дел, зарывалась в них, а потом не могла выбраться, выматывалась и теряла энергию, запал. Я решила начать делегировать, но долго сомневалась, искала подходящих людей, ошибалась, теряла деньги, но продолжала идти дальше. К свободе и удовольствию.

Сейчас я нашла помощников, сформировала команду. Часть из них работает удаленно, часть вместе со мной. Я полностью доверяю этим людям и работу, и домашние дела. Я счастлива, что могу получать удовольствие от жизни и работы.

Алгоритм делегирования задач в Projecto

Сервис Projecto не сможет сделать вместо вас все рутинные задачи, но он поможет максимально их автоматизировать и существенно облегчить процедуру контроля.

Projecto – это лучший инструмент для любых управленцев.

Когда вышестоящий руководитель или вы сами себе поставили задачу в соответствующем разделе (подробнее о проектах и задачах), её можно перепоручить другим исполнителям. Нет ничего проще:

1. Для этого воспользуйтесь кнопкой «Перепоручить задачу» в блоке с окном свойств конкретной задачи.
2. Найдите с помощью формы поиска или просто выберите из списка нужного сотрудника (возможен множественный выбор).
3. Оставьте поле с резолюцией «как есть» или поменяйте формулировку так, как это нужно будет для исполнения задачи конкретным сотрудником.
4. Нажмите кнопку «Добавить участников».
5. Готово.

Обратите внимание, вы можете поручить задачу разным исполнителям с разными резолюциями и сроками, тут нет никаких ограничений. Чтобы структуру и сроки сложных задач было проще отслеживать, достаточно воспользоваться специальной кнопкой «Структура задачи»

Что и как делать с задачами в Projecto, можно подробно ознакомиться в разделе с мануалами здесь.

3 вопроса, которые помогут делегировать полномочия

Чтобы сделать делегирование полномочий эффективным, воспользуйтесь простым способом наладки процесса. Сформулируйте три положения:

Что делегировать?

Составьте полный перечень своих функций, компетенций, зон ответственности и круг решаемых проблем. Продумайте, что из этого можно передать и каких результатов можно этим достичь. Возможно, это будет поручение разрешить проблему комплексно или просто делегирование организационных полномочий с ограниченными правами.

Кому делегировать?

Проверьте рабочую нагрузку кандидата. Возможно, для выполнения дополнительных задач нужно будет освободить его от определённых обязанностей.

Оцените квалификацию, компетентность и мотивацию выбранного претендента. В случае если сотрудник подходит по всем статьям, можно, обрисовав перспективы развития, запросить его согласие. По сути, вы возьмёте на себя функции ментора, то есть, инвестируя свои силы, знания и опыт, будете способствовать развитию необходимых качеств у работника.

При этом нужно совместно с ним определить круг новых обязанностей и условия их выполнения, обсудив сроки (труд в компании на протяжении всего срока) и интенсивность (вероятность сверхурочной работы).

Соответственно, перед изданием приказа о делегировании полномочий определите состояние работника:

• Сотрудник горит желанием и является хорошим специалистом – смело делегируйте полномочия. Обсудите детали решения задач, разумные сроки. Не мешайте выполнять работу, оказывая поддержку и изредка контролируя.
• Если ваш подчиненный является хорошим специалистом, но совершенно не проявляет инициативу, определите причины упадка сил, найдите способы повышения его мотивации, пробудите интерес к развитию.
• А может быть и так: желание и стремление у человека есть, а знаний и опыта не хватает. Часто бывает, что сотрудник, получившие новую должность, полон энтузиазма, но недостаточная квалификация его подводит. В такой ситуации пока вы не затратите усилий на обучение сотрудника, ни о какой передаче дел и речи быть не может. Помимо этого, на первых порах он неизбежно будет совершать ошибки, к которым надо относиться так, чтобы не понизить мотивацию.

Узнай, какие ИТ-профессии входят в ТОП-30 с доходом от 200 000 ₽/мес

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры
подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в
IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее
будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Александр Сагун
Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ ресурсов об IT-сфере

Только лучшие телеграм-каналы, каналы Youtube, подкасты, форумы и многое другое для того, чтобы узнавать новое про IT

ТОП 50+ сервисов и приложений от Geekbrains

Безопасные и надежные программы для работы в наши дни

Скачать подборку бесплатно

pdf 3,7mb
doc 1,7mb

Уже скачали 20189

Низкоквалифицированный работник, к тому же вечно выражает недовольство — это человек-вирус. Он своим негативом отравляет атмосферу в команде, но сам при этом не спешит покидать её. Можно, конечно, проводить воспитательные беседы, но, как правило, с околонулевым эффектом. Для создания нормальных условий развития компании от таких работников лучше избавиться.

Как делегировать?

Не надо думать, что, если вы определили цели и осуществили делегирование полномочий, то всё заработает само собой и сотрудник сразу включится в процесс. Предварительно предложите ему составить план действий. Затем попросите выполнить проверочное задание, в случае успеха поручайте работу по решению реальной проблемы.

Как делегировать задачи

У вас должно сложиться мнение о готовности работника к выполнению задания, подразумевающей способность принимать самостоятельные решения, или всё же понадобятся всесторонний контроль и дополнительное обучение.

8 этапов делегирования полномочий

С учётом принципов делегирования рассмотрим следующие этапы:

Этап 1: Подбор задач, подлежащих передаче

Среди них собственник чаще всего выбирает либо простые, но занимающие много времени на решение, либо требующие дополнительного обучения

Также рекомендуется обращать внимание на рабочие качества сотрудника. Хорошо, если новое дело будет сложнее, чем его предыдущая работа

Это повысит квалификацию персонала и поможет сформировать коллектив профессионалов.

Подбор задач, подлежащих передаче

Этап 2: Определить кандидатуру

Как правило, начальник хорошо знает возможности своих подчиненных

При подборе претендента следует обращать внимание на его работоспособность, обучаемость, загруженность. Сотрудник должен располагать временем на исполнение дополнительных обязанностей

Не следует осуществлять делегирование полномочий наобум, передавать задачу человеку, не обладающему определенной квалификацией, просто по причине того, что он первым попался на глаза. Не стоит также назначать двух исполнителей на одно и то же задание. Толку от этого будет мало, но ухудшение морально-психологического фона в коллективе вполне может произойти.

При делегировании задачи группе необходимо определить приоритеты деятельности каждого участника, назначить каждому зону ответственности. Опытные сотрудники могут заниматься наиболее ответственными участками, а менее квалифицированные будут выполнять рутинную работу. Коллективный труд требует повышенного контроля.

Этап 3: Разработать и ознакомить с инструкциями

Составленные инструкции должны с высокой точностью описывать процесс и не допускать различной трактовки. После ознакомления с документами, целесообразно выяснить, правильно ли подчиненный усвоил материал. В случае удаленной работы исполнителя можно прояснить все вопросы, используя телефон или видеосвязь, так как в некоторых ситуациях текстовой информации бывает недостаточно.

Этап 4: Назначить конкретный срок выполнения

Учитывайте трудоёмкость при установке сроков. Не следует применять излюбленный некоторыми отечественными управленцами авральный метод. Дедлайн только вносит разлад в работу команды. При работе с крупным проектом необходимо установить несколько промежуточных дат для контроля выполнения. Хороший план предусматривает риски вплоть до форс-мажора. Никакая пробуксовка по различным причинам не должна приводить к краху.

Популярные статьи

Высокооплачиваемые профессии сегодня и в ближайшем будущем

Дополнительный заработок в Интернете: варианты для новичков и специалистов

Востребованные удаленные профессии: зарабатывайте, не выходя из дома

Разработчик игр: чем занимается, сколько зарабатывает и где учится

Как выбрать профессию по душе: детальное руководство + ценные советы

Этап 5: Предоставить исполнителю свободу действий

Одна из самых ответственных стадий. Сотрудник, осознающий, что может продемонстрировать профессионализм и самостоятельность, с большим энтузиазмом выполняет работу. Со своей стороны, руководитель должен понимать, что решением задачи занимаются другие люди, и предоставить максимально возможную свободу действий.

Предоставление исполнителю свободу действий

Этап 6: Коллеги, участвующие в проекте, должны быть оповещены

Донести информацию до сотрудников можно любым доступным способом. Своевременное сообщение о делегировании полномочий позволяет экономить время и дополнительно мотивирует исполнителя.

Главные ошибки при передаче полномочий

Если ты не можешь внятно, четко и лаконично объяснить, что ты хочешь добиться от своего подчиненного, то 100% возможного провала проекта будет лежать на твоей совести.

Когда ты ставишь задачу, нужно услышать также и обратную связь. Понял ли исполнитель, что от него ждут и как он это понял.

Другой аспект — при делегировании полномочий нужно учитывать индивидуальные особенности человека, которому ты даешь поручение. Насколько он исполнителен, эмоционально устойчив, а также то, насколько он загружен работой. Перегруженный работой сотрудник может банально психануть или выгореть, если его нагружать еще больше.

Как пишет Стивен Кови, к своим подчиненным нужно относиться с заботой и уважением. Тогда они в свою очередь это будут проецировать на корпоративную культуру и на конечных клиентов. А в случае провалов или промахов, должна следовать конструктивная критика, а не эмоционально несдержанный поток эмоций.

При деленировании полномочий следует осознавать, что далеко не все можно делегировать и некоторые вещи делегировать не следует.

Как делегировать полномочия?

Итак, мы уже убедились в том, насколько важно и необходимо делегирование полномочий, какие стратегические цели и задачи оно решает, а теперь поговорим о том, как делегировать полномочия правильно, грамотно и максимально эффективно. Для этого нужно соблюсти важные правила делегирования полномочий

Рассмотрим, что нужно учесть при выборе сотрудника для делегирования задачи:

Для этого нужно соблюсти важные правила делегирования полномочий. Рассмотрим, что нужно учесть при выборе сотрудника для делегирования задачи:

1. Уровень квалификации. Сотрудник должен быть достаточно квалифицированным для выполнения конкретной работы;

2. Опыт выполнения аналогичных задач. Помимо квалификации, очень желательно, чтобы сотрудник уже имел опыт успешного выполнения аналогичной работы;

3. Уровень загруженности работой. Если сотрудник и так уже «завален» работой, не нужно делегировать ему дополнительные задачи, даже в том случае, если он лучше всего подходит для их выполнения. При чрезмерной нагрузке в любом случае неизбежны потери в качестве работы.

4. Работоспособность и стрессоустойчивость. И, наконец, обязательно необходимо учитывать личные психологические качества сотрудника: лучше всего задачу выполнит сотрудник, который хочет ее выполнить, которого она мотивирует, который психологически готов и позитивно настроен к ее выполнению. И, наоборот, если делегирование задачи только вгонит работника в стресс, то он не сможет ее качественно выполнить, даже будучи профессионалом в этой области.

Когда конкретный исполнитель задачи определен, можно переходить к процессу делегирования полномочий. Здесь тоже нужно соблюдать определенные принципы.

Принципы эффективного делегирования

Делегирование осуществляется в соответствии с рядом принципов. Если передача полномочий выполняется правильно, это увеличивает эффективность работы компании на 30-40%. Рассмотрим базовые принципы делегирования:

1. Единоначалие. Делегировать задачи может только непосредственный руководитель сотрудника. Над каждым работником может стоить только один менеджер. Руководитель высшего звена не может делегировать задачи менеджерам низшего звена. Задачи в данном случае передаются руководителям среднего звена.
2. Ограничение. При использовании инструмента принципиальна правильная организация вертикали управления. За каждым управленцем закрепляется фиксированное число подчиненных. Руководитель не может передавать свои функции не своим подчиненным.
3. Соблюдение прав и обязанностей. Сотрудникам запрещается передавать функции, которые не соответствуют их должностной инструкции.
4. Закрепление ответственности. Если руководитель передает определенную задачу своему подчиненному, это не снимает с него ответственности за ее невыполнение.
5. Передача ответственности. Если управленец передает сотруднику определенную задачу, он должен быть уверен, что она будет выполнена.
6. Отчетность. Все нюансы выполнения задач, в том числе нарушение графика и прочее, должны фиксироваться в отчетах.

Соблюдение перечисленных принципов позволяет избежать замедление работы на предприятии.

Полномочия, которые нельзя делегировать

В заключение я хотел бы обозначить те виды полномочий, которые не подлежат делегированию и должны быть обязательно исполнены собственноручно.

1. Стратегическое планирование. Стратегические направления развития компании должен определять только руководитель. При этом он, конечно же, может советоваться с сотрудниками, интересоваться их идеями, например, используя метод мозгового штурма, но только не делегировать полномочия по определению планов развития предприятия.
2. Найм и увольнение персонала. В небольшой компании все кадровые вопросы тоже должен решать непосредственный руководитель — это же касается и работы структурного подразделения крупной компании.
3. Благодарность сотрудникам. Если вы хотите выразить определенному сотруднику благодарность от лица компании, это необходимо сделать исключительно лично и желательно перед всем коллективом.
4. Важные и рисковые задачи высокого уровня. Не нужно делегировать полномочия по выполнению работы, которая может оказать существенное влияние на бизнес компании. Такие задачи тоже следует выполнять собственноручно.

Теперь вы видите, какую важную роль играет делегирование полномочий в менеджменте, знаете, как делегировать полномочия, какие принципы и правила необходимо при этом соблюдать.

В конце я хотел бы напомнить вам про расстановку приоритетов в работе и Матрицу Эйзенхауэра. Учитывая этот действенный инструмент, необходимо делегировать полномочия, прежде всего, по выполнению не важных, но срочных дел. Так ваше использование рабочего времени будет максимально эффективным!

Желаю вам успехов в практической реализации полученных советов и рекомендаций. Правильно делегируйте полномочия и не забывайте контролировать выполнение подчиненными поставленных задач. До новых встреч на Финансовом гении!

Оценить:

8 принципов делегирования полномочий

Начальник может эффективно управлять 7-10 сотрудниками. Если их число возрастает, то у руководителя возникают проблемы с координацией действий и контролем выполнения задач

В бурно развивающейся компании важно уделять внимание этому параметру, чтобы не допустить кадровый дисбаланс, когда некоторые руководители управляют 1-2 сотрудниками, а другие вынуждены справляться с 20 людьми

Должна соблюдаться управленческая иерархия. Задача ставится исполнителю конкретным руководителем, перед которым и следует отчитываться. Если сотрудник находится в подчинении сразу нескольких начальников, то не исключено появление ряда проблем: размытие сроков выполнения, разные требования к качеству, противоречивые распоряжения, рассинхронизация рабочего времени, приводящая к переработкам или отсутствию рабочей нагрузки.

Сотруднику нельзя обращаться к вышестоящему менеджеру, минуя уровень непосредственного начальника. С другой стороны, руководителям запрещено поручать работу сотрудникам, не ставя в известность их шефа.

Задача делегируется на наиболее низкий уровень

Делегирование задач

Любое задание, которое по силам кому-то ещё, кроме руководителя, передается подчиненным. Начальнику не нужно посвящать свое время второстепенным рутинным задачам, которые могут быть решены без его непосредственного участия.

Делегирование полномочий не освобождает начальника от ответственности

Правом освобождения от ответственности за выполнение поручения обладает только тот, кто его дал. Например, бизнесмен запрашивает у финдиректора отчет экономической эффективности фирмы. Тот перенаправляет задание в бухгалтерию. В случае ошибки специалиста ответственность также возлагается и на финансового директора, не осуществлявшего в полной мере контроль за исполнением.

Возложение обязанностей сопровождается наделением прав.

Например, поручив подчиненному утвердить рекламный макет, руководитель лично участвует во всех этапах процесса — от разработки до запуска. Мотивы могут быть самыми различными: недоверие, нежелание делиться властными полномочиями и т.д. Невзирая на эти причины, принцип делегирования прав должен неукоснительно соблюдаться.

Предоставление помощи исполнителю

В процессе решения задачи работнику может потребоваться поддержка, консультация и другая помощь, которую должен обеспечить начальник, несущий солидарную ответственность за качество работы.

Обо всех изменениях сотрудник обязан информировать руководителя

В случае отклонения от намеченного курса подчиненный ставит в известность непосредственного начальника для скоординированного внесения корректив.

Итог работы должен быть конкретным

При делегировании полномочий необходимо иметь ясное представление о конечном результате работы. При этом цель должна быть чёткой и реализуемой. Подчиненный не должен получать неоднозначных поручений «сходи туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что». Грамотно формулировка задачи – залог её успешного решения.

Функции делегирования полномочий являются универсальными и работают в любой ситуации. Менее подготовленный исполнитель требует тщательного подхода к постановке задачи и большего контроля за процессом ее решения.

Этапы делегирования

1. Выберите задачу, которую будете передавать подчиненному. Начните делегирование с рутинных дел, выполнению которых легко обучить.
2. Следующий шаг – выбор исполнителя. Определитесь, будет ли выполнять делегируемые функции кто-то из имеющихся сотрудников или лучше взять нового специалиста на этот фронт работ. Ориентируйтесь на производительность исполнителя, скорость его работы, а также на степень его загруженности и компетентности. Давайте подчиненным задачи, которые превосходят по сложности уже выполняемые ими ранее. Это поспособствует обучению персонала в процессе работы и поможет вырастить сильную команду. Проведите совещание и спросите, не готов ли кто-то взять на себя обязанности добровольно.
3. Предоставьте сотруднику все необходимые инструкции – как можно более понятно объясните, что и когда нужно сделать. Рекомендации и правила лучше подготовить и распечатать заранее. Подробная и понятная инструкция сократит число вопросов у исполнителя до минимума.
4. Затем установите сроки выполнения делегируемой задачи. Если подчиненный сотрудник знает точное время дедлайна, он не станет отвлекаться от главного и сможет глубже погрузиться в процесс. Если проект сложный, можно установить промежуточные сроки, это поможет выполнить работу качественно и вовремя. Старайтесь оставить буфер времени для маневра, к примеру, если вы хотите получить результат через неделю, дайте исполнителю пять дней.
5. Наделите исполнителя возможностью проявлять инициативу в рамках текущего задания, предоставьте ему достаточно свободы для выполнения поручения. Это позволит сотруднику показать свою компетентность и самостоятельность.
6. Проинформируйте коллектив о наделении сотрудника новыми полномочиями, поясните, что по данным вопросам теперь нужно обращаться к нему. Сделать это можно с помощью рассылки по корпоративной почте.
7. Не отказывайте исполнителю в консультации по делегированной задаче, окажите необходимую помощь, предоставьте возможность обратной связи по сделанному. Если вы делегировали какие-то дела, это не значит, что теперь вы можете полностью отгородиться от них и переложить всю ответственность на сотрудника.
8. Также стоит защитить себя от возврата поручения. Чтобы этого не случилось, вам следует правильно замотивировать исполнителя, дать ему адекватную задачу и заранее обсудить вопрос оплаты труда.
9. На завершающем этапе проконтролируйте выполнение поручения. Причем лучше проводить контроль на каждом из этапов, нежели разбираться в конечном результате. Чтобы требование отчитаться не застало подчиненного врасплох, подготовьте форму для отчета, разъясните, как ее заполнить и когда ее следует отправлять.

Основные сложности делегирования полномочий

Иногда руководители оправдывают этой причиной свое нежелание осуществлять делегирование управленческих полномочий. Конечно, бывают случаи, когда эффективнее сделать какую-либо работу самому, не тратя время на постановку задачи и контроль за её выполнением. Но часто такое поведение свидетельствует о нежелании посвящать работника в детали или банальном страхе потерять бразды правления.

Выходом здесь будет проведение адекватной кадровой политики, выделение из сложной комплексной задачи нескольких более детальных, требование полного отчета о их выполнении.

Трудоёмкость процедуры делегирования

Руководитель часто думает, что аврал на работе – это временное явление, стоит немного поработать сверхурочно — и он закончится. А делегирование полномочий сотрудникам — это сложный процесс: необходимо подготовить инструкции; объяснить исполнителю что, собственно, от него требуется; производить проверку выполнения заданий. На самом деле, нужно только попробовать передать часть полномочий, и результаты вас приятно удивят.

Для вас подарок! В свободном доступе до 02.04

Скачайте ТОП-10 бесплатных нейросетей, которые облегчат вам жизнь

Чтобы получить подарок, заполните информацию в открывшемся окне

Перейти

Скачать файл

Невнятная постановка задачи

При поручении какого-либо дела без чёткого описания конкретного результата руководитель может получить не то, что задумывалось. Поэтому возникшее непонимание приводит к отказу от практики делегирования полномочий и ответственности.

Опасение руководителя остаться не у дел

«Если все задачи выполняются работниками, то чем заниматься мне?». Бывают ситуации, при которых вся работа производится персоналом, а начальник только лишь осуществляет контроль. Будет ли он востребован? Непременно! Он сосредоточится на решении более глобальных задач.

Основные сложности делегирования полномочий

Страх перед открывающимися перспективами

Порой владелец по собственной инициативе отдает предпочтение решению мелких рутинных задач. Ему боязно покидать пределы комфортной зоны для принятия более важных решений.

Что такое делегирование простыми словами

Делегирование (от латинского delegare, что означает «передача», «перекладывание») – это процесс передачи власти, полномочий, а также функций или обязанностей руководителя другим управляющим либо сотрудникам, необходимый для достижения конкретных задач и целей организации.

Делегирование простыми словами – это перекладывание обязанностей с одного на другого

При этом есть одно важное отличие делегирования от простой расстановки задач – передаются именно функции руководства, а не увеличивается количество собственной работы сотрудников

В процессе участвуют следующие лица:

• Делегирующее лицо – тот, кто должен делать работу, но передает ее другому человеку;
• Делегат – лицо, которое берет на себя обязанность выполнять функции и полномочия делегирующего лица.

Многие известные личности, исследователи и мотиваторы положительно отзывались о делегировании как о рабочем процессе. Американский консультант по вопросам руководства, а также автор книги «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови назвал делегирование высшим видом человеческой деятельности.

Брайан Трейси, мотивационный оратор и эксперт в области психологии успеха, в книге «Делегирование и управление» рекомендовал «потратить время на правильное делегирование — самый эффективный способ распорядиться своим рабочим временем и получить более качественные результаты».

Однако не только мотиваторы и бизнес-исследователи высказывались об этом процессе. Офицер Хайман Джордж Риковер, адмирал флота США, утверждал: «Работая 24 часа в день, человек может себя утроить. Чтобы умножить себя больше, чем в 3 раза, единственный выход – научить других принимать на себя часть вашей работы».

Все эти высказывания известных людей подтверждают, что делегирование – немаловажная часть управленческого процесса.

Делегирование на примере

Рассмотрим следующие примеры делегирования.

Первая ситуация. Компания приобрела еще один производственный филиал. Генеральный директор взял на себя руководство сразу двумя предприятиями. Объем работы возрос, и у директора уже не получается справиться со всеми обязанностями в одиночку. Он назначает своего помощника исполнительным директором и передает ему полномочия по управлению новым производством. Это пример делегирования власти.

Восемь правил

«Делиться» своими полномочиями нужно не из амбициозных доводов, а для пользы бизнеса.
С помощью делегирования повышайте уверенность с сотрудников в собственных силах

Это также важно, как выполнение порученной задачи.
Курируйте и поддерживайте даже самого успешного и самостоятельного сотрудника. Это подстегнет его к еще большим стараниям.
Давайте поручения лично, без посредников

Это поможет избежать искажения смысла задания.
Помните, что решение сотрудника требует перепроверки. Чтобы исключить ошибочное выполнение, не делегируйте задачи, которые должны решаться быстро и безошибочно.
Если вопрос решен неверно, требуйте объяснения причин, не переходя на личности. Не критикуйте конкретного человека, а разберите суть ошибки и варианты ее исправления. 
После передачи поручения, не нужно вмешиваться в процесс исполнения по пустякам. Такое действие необходимо, если ошибка может привести к серьезным осложнениям.
Принимайте ответственность за исполнение полномочий на себя. Будьте мудры: в случае успешного исхода – хвалите сотрудника и подчеркните его исключительность, ответственность за неудачный исход  разделите поровну. Такой шаг будет оценен по достоинству, и в следующий раз подчиненный станет выполнять работу с еще большим рвением.

Преимущества и практическое применение

Процесс делегирования полномочий всегда осуществляется в соответствии с определенными правилами. Несмотря на значительную пользу, делегирование полномочий руководителя осуществить можно не всегда.

Виды работ, которые можно делегировать, достаточно разнообразны. Во-первых, всегда можно передать обязанности по рутинной работе своему помощнику. Во-вторых, причины делегирования полномочий могут заключаться в том, что необходимо выполнить узкоспециализированную работу. В таком случае понадобится другой сотрудник. То же касается различных частных вопросов и тех задач, которые менее значимы. Делегирование обязанностей подготовительного типа тоже разрешено.

Однако есть задачи, которые нельзя передавать другому лицу, так что их должен выполнять только руководитель. Делегирование полномочий менеджером запрещены, когда необходимо прорабатывать цели и задачи. То же касается и выработки политики компании. Принятие решений и руководство сотрудниками тоже нельзя передавать другому человеку. Делегирование полномочий в организации, когда ситуация является рискованной, тоже запрещены. То же касается и нестандартных дел, а также ситуаций, когда необходимо полностью доверять подчиненному.

Делегирование полномочий менеджером запрещены, когда необходимо прорабатывать цели и задачи. То же касается и выработки политики компании.

Преимущества делегирования достаточно широки:

1. Возможность сосредоточиться на главных задачах, а не терять время на мелкие поручения.
2. Возможность решать те вопросы, которые требуют личного участия менеджера.
3. Мотивация для сотрудников.
4. Инструмент обучения.
5. Профессиональный рост.

Система делегирования ответственности является важным элементом работы компании. Несмотря на это, некоторые руководители не желают использовать такой инструмент. Это объясняется тем, что есть сомнения в профессионализме сотрудников, страх потерять авторитет, амбиции и недоверие к подчиненным. Однако делегирование, задача которого состоит в повышении эффективности работы всей компании, применяется повсеместно.

Заключение

Мы рассмотрели, что значит делегировать полномочия, каковы принципы правильной передачи части своих функций подчиненным и из каких этапов состоит этот процесс. Для достижения наилучших результатов учитывайте квалификацию сотрудника, позаботьтесь о его мотивации, позвольте исполнителю выполнить задание самостоятельно, не забывая при этом контролировать его деятельность.

Некоторую работу сотрудники могут выполнять лучше, чем руководитель, поэтому не стоит пренебрегать возможностью отказаться от рутины в пользу более важных задач и выйти на более высокий уровень управления, переложив часть полномочий на подчиненных.